¿Cuál es la diferencia entre POP3, IMAP y Exchange?
A pesar de que los servicios de mensajería instantánea como WhatsApp han reducido el uso del correo electrónico por la inmediatez que proporcionan, continúa siendo uno de los principales sistemas de comunicación digital en la actualidad.
Es más que probable que envíes decenas de correos electrónicos cada día desde el trabajo, desde casa, desde tu smartphone, etc. ¿Pero realmente conoces los distintos protocolos que posibilitan que puedas enviar correos desde tu ordenador, tablet o smartphone y cómo afecta cada uno de esos protocolos a tu gestión del correo? Vamos a arrojar algo de luz sobre este tema para explicar, de la forma más sencilla posible, qué protocolos utilizan los servidores y clientes de correo para gestionar tus cuentas y qué diferencias hay entre POP3, IMAP y Exchange.
¿Webmail o cliente de correo instalado en tu equipo?
Antes de meternos en faena, conviene hacer un inciso en el método que usas para acceder a correo electrónico en el servidor, ya que esta forma de acceder a tu correo está estrechamente relacionada con los tres protocolos de email que vamos a tratar.
En primer lugar, encontramos el método de acceso llamado webmail, o acceso a tu cuenta de correo a través de un navegador. Este es el método más habitual para acceder a cuentas como las de Gmail, Hotmail, Yahoo o las cuentas de correo que te proporciona tu proveedor de Internet o servicios de alojamiento del dominio web.
Con webmail, el acceso se realiza directamente al servidor de correo mediante una interfaz gráfica que se ejecuta en el navegador, por lo que no es necesario instalar ningún programa en el ordenador que sirva de intermediario entre el usuario y el servidor de correo. El gran inconveniente de este método es que, dado que se conecta directamente con el servidor de correo, si no dispones de conexión a internet en todo momento, no puedes acceder a tu correo, pero tampoco descargas el correo en el ordenador que estás usando.
Por otro lado, están los clientes de correo, como Outlook, Thunderbird o las aplicaciones de correo nativas de Windows 10 o macOS. Estos clientes de correo son programas que se instalan en tu equipo y actúan como intermediarios entre el servidor de correo que contiene tus correos electrónicos y tu ordenador.
A diferencia del webmail, el cliente de correo puede actuar de forma local guardando tus correos, por lo que no es estrictamente necesario contar con conexión a Internet constante como sí sucede con webmail. Es en este punto donde las diferencias entre los protocolos POP3, IMAP y Exchange se hacen más notables para el usuario, a pesar de que los clientes de correo actuales son compatibles con estos tres protocolos de envío y recepción de correo electrónico.
POP3, historia viva del correo electrónico
En los primeros años de la era digital el acceso a una conexión a Internet era mucho más limitada, tanto en términos de velocidad, como de disponibilidad. Por ello era necesario un sistema que permitiera realizar conexiones puntuales con el servidor de correo para descargar todos los correos del servidor a un ordenador y posteriormente cerrar la comunicación para, ya desconectado, revisar y gestionar el correo.
Allá por 1984 se crea el primer protocolo POP (acrónimo de Post Office Protocol) ya que su funcionamiento es muy similar a ir a buscar tus cartas a una oficina postal.
Con el protocolo POP el cliente de correo instalado en tu equipo se conecta a tu servidor de correo, que actúa como oficina postal, y descarga al disco duro todos los correos que allí se almacenan, eliminando la copia del servidor. Es decir, que es como si pasaras a buscar tu correo por tu oficina postal, en la que se te entregan todas tus cartas y la oficina no se queda ninguna copia de ellas.
Esto implica que si tras descargar tu correo en un determinado ordenador vuelves a acceder al tu servidor de correo desde otro equipo diferente (o desde webmail), tu buzón aparecerá vacío dado que tu correo ya ha sido “recogido” por otro ordenador. Esto limita su uso desde varios dispositivos diferentes.
El sistema de envío de los correos mediante POP3 también se hace de forma puntual. El usuario redacta un correo y el cliente de correo lo almacena en la bandeja de salida para, en el momento en el que haya una conexión a Internet disponible, subirlo al servidor de correo para su envío.
El protocolo de correo POP ha sufrido varias revisiones. En 1985 se estandarizó el protocolo POP2 y la versión actual de este protocolo es POP3.
Este protocolo de conexión con el servidor de correo tiene como prioridad la austeridad en la comunicación entre servidor y cliente, por lo que es ideal para no colapsar servidores poco potentes o que deben gestionar muchas cuentas simultáneamente. Por ese motivo, su uso está muy extendido entre los servicios de alojamiento web y en el ámbito de pequeñas empresas con servidores de correo propios.
Protocolo IMAP y la evolución de Internet
El protocolo IMAP, el más habitual en nuestros días, marca el inicio de la conectividad constante disponible actualmente, con buenas velocidades de transferencia y hardware capaz de responder a todo tipo de exigencias.
IMAP es el acrónimo de Internet Message Access Protocol y, a diferencia del POP3, permite sincronizar carpetas de correo alojadas en el servidor con varios dispositivos, manteniendo los correos en el servidor. Siguiendo con la analogía de la oficina postal, el protocolo IMAP sería el equivalente a tener tu propio apartado postal en el que puedes elegir si llevarte el correo a casa, o almacenarlo en tu caja privada de la oficina postal.
Esto significa que si accedes a tu cuenta de correo desde el cliente de correo de un ordenador y lees uno de los 5 nuevos correos que has recibido, y luego accedes desde el navegador de tu tablet a la versión webmail del servicio, se mostrará ese mensaje como leído y podrás continuar revisando los otros 4 que te faltaban.
El lado negativo de este protocolo de correo es que, dado que no elimina los correos del servidor hasta que el usuario no los borra expresamente, va ocupando más y más espacio hasta que llega al límite asignado por el servidor y se bloquea el envío y recepción de correo. Esto puede obligarte a utilizar el cliente de correo instalado en tu ordenador para realizar copias de seguridad locales de tus correos para posteriormente eliminarlas del servidor por motivos de espacio.
Esto, en grandes servidores de correo como los que ofrece Google en su correo Gmail, donde dispones de decenas de GB de almacenamiento para tus correos no es problema, pero si se trata de un servidor de correo propio con recursos limitados, es un factor a tener en cuenta.
Microsoft Exchange, la versión empresarial de IMAP
Microsoft decidió crear su propia versión ampliada de IMAP que conserva su mismo comportamiento en lo que a gestión y sincronización de correos se refiere, pero mejorando su conectividad con las aplicaciones, de forma que además de sincronizar el correo, también permite sincronizar contactos y calendarios.
Para poder usar este protocolo Exchange, tanto los servidores de correo, como el cliente de correo utilizado en tu equipo deben ser compatibles con el protocolo Exchange ActiveSync que permite sincronizar toda la información, mostrando en todo momento la información actualizada de correos, contactos, listas de tareas, calendarios colaborativos y otras aplicaciones.
Según la configuración del servidor de correo Exchange, también puede ser utilizado como POP3, por lo que unificaría en una sola arquitectura a los otros dos protocolos de correo.
Esto resulta muy útil en el ámbito empresarial ya que, por ejemplo, facilita la sincronización de la agenda en tiempo real.
Al necesitar un software específico para funcionar, este tipo de protocolos de correo acostumbran a tener un coste inicial mayor, pero a cambio ofrece unas posibilidades de movilidad y productividad mucho mayores.
SMTP, el responsable del envío de tus correos
Si bien los protocolos POP3, IMAP y Exchange son los más conocidos por los diferentes comportamientos en la forma de entregar el correo desde los servidores, todos tienen un denominador común que es el protocolo utilizado para el envío de tus correos a los diferentes servidores de correo.
De ello se encarga el protocolo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) que es el responsable de conectar con tu servidor de correo, hacerle saber que quieres enviar un nuevo correo a un determinado destinatario, y transmitir cual es el contenido de ese correo para enviarlo, o en caso de ser imposible ese envío, hacerte saber que ha sido imposible realizarlo.
Adjunta archivos grandes desde tu cliente de correo habitual
En conclusión…
Simplificando conceptos y llevando estos protocolos de entrega de correo postal tradicional, podríamos decir que el protocolo SMTP sería el sistema logístico del operador postal que se encarga de llevar tu carta desde la oficina postal de tu barrio en la que la has entregado (servidor de correo), hasta la oficina postal de la población del destinatario.
El cartero que te entrega las cartas estaría representando a los protocolos de entrega del correo, en función de si te lo entrega en casa (POP3), te lo deja en un apartado postal para que tú las gestiones (IMAP) o te llame por teléfono cada vez que tienes correo para que tú decidas si quieres que te entregue las cartas en casa, en el apartado postal, en el trabajo y si quieres que además te lleve el periódico (Exchange).
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