Cuatro usos de la firma electrónica a los que sacar partido

La firma electrónica está cada vez más extendida entre las empresas y los profesionales dado que ayuda a acelerar procesos y aporta una gran comodidad.

La mayoría de las compañías tienen la obligación de realizar diversos trámites burocráticos y administrativos de forma telemática, lo que hace necesaria la obtención de un certificado digital.

Esta herramienta denominada certificado digital o firma electrónica permite acreditar nuestra identidad a través de la red y firmar documentos de forma digital.

En la mayoría de ocasiones, no se le extrae todo el partido a posible a este instrumento, por lo que a continuación te mostramos cuatro utilidades que no puedes pasar por alto.

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4 utilidades de la firma electrónica a las que puedes sacar partido

• Factura electrónica

A pesar del gran interés de grandes corporaciones y administraciones, la factura electrónica no está tan extendida como debiera en la actualidad. Disponer de un certificado de firma electrónica te permite tanto firmar las facturas como crear facturas electrónicas, por lo que puedes exprimir esta funcionalidad.

Un ejemplo sencillo de este uso es la remisión de facturas electrónicas a la administración, cuando las pymes tienen que enviar dicho documento por un trabajo realizado a un Ayuntamiento, Diputación o Comunidad Autónoma.

• Firma de correos electrónicos

Habitualmente, la firma de un correo electrónico alude a los datos que aparecen al final del documento donde indica quién ha realizado el envío y datos de contacto. Pero lo cierto es que también se puede utilizar la firma electrónica para firmar un mensaje que enviamos desde Outlook, Gmail o cualquier otro proveedor de este tipo de servicios.

¿Cuál es la principal ventaja de esta utilidad? La posibilidad de añadir una capa de seguridad extra, de forma que el receptor del mensaje tenga la certeza de que realmente la información enviada proceda del remitente que adjunta su firma digital. Como es lógico, no todos los mensajes tienen que firmarse de este modo, pero destacamos su utilidad para correos importantes o de elevada confidencialidad. 

• Cofirma de documentos con varios participantes

El certificado digital sirve para la cofirma de documentos como un contrato o un acta de una reunión entre otros, implicando que todos los firmantes tienen la misma autoridad.

Es importante diferenciar esta tipología de firma de la firma en cascada, en la que el firmante lo que hace es validar las firmas de los demás intervinientes con su propia firma, o lo que es lo mismo, certificando la validez de todas las realizadas en el documento.

• Cifrado de datos con firma electrónica

El cifrado de documentos con firma electrónica está a la orden del día y esfundamental para preservar su seguridad y evitar su hurto por parte de ciberdelincuentes.. No importa si los documentos se crean y se guardan en nuestro ordenador para tener un plus de seguridad o si se trata de documentos que se van a cifrar y enviar por correo electrónico. No obstante, en este último caso es necesario tener el certificado de clave pública del destinatario.