Organízate con las tareas de Google Calendar y Gmail

Si ya tienes una cuenta de Google y quieres trabajar de forma más productiva, no hace falta recurrir a otros servicios específicos, como Todoist, si sólo buscas un sistema sencillo. Combinando las funcionalidades extra de Gmail y Calendar, puedes organizarte a la perfección sin salir del navegador.

Sé más productivo utilizando exclusivamente herramientas de Google
Dificultad:
baja
Tiempo:
10 minutos

1: Activa las Tareas en Gmail

Las tareas en Gmail están un poco ocultas en la interfaz. Para activarlas por vez primera, tienes que desplegar el menú Gmail situado debajo del logo de Google y pulsar en la tercera entrada, Tareas.

En la esquina inferior derecha aparecerá un nuevo panel en el que podrás empezar a añadir las tareas pendientes.

Activa las tareas en Gmail

2: Añade tu primera tarea

Crear la primera tarea es tan sencillo como hacer click en el primer elemento en blanco de la lista y escribir sin preocuparte por nada más. Una pulsación en Enter y podrás añadir un nuevo elemento.

Si quieres organizar una tarea en subtareas, basta con pulsar la tecla de tabulación para aplicar la sangría a la entrada seleccionada. Para deshacer la sangría, pulsa Shift+Tabulador.

Además puedes reordenarlas arrastrando desde el bloque izquierdo o con los atajos Ctrl+↑ y Ctrl+↓.

Además, puedes crear nuevas tareas a partir de correos electrónicos existentes, como los encargos procedentes del trabajo. Marca el correo pinchando en su casilla y despliega el menú Más, donde encontrarás la opción Añadir a las tareas.

Convierte un correo en una tarea en Gmail

3: Completa los detalles

Si pulsas en la flecha hacia la derecha que aparece al pasar el ratón por encima de una tarea, podrás acceder a sus detalles. En el nuevo panel podrás especificar la fecha límite de finalización y agregar algunas notas de interés, como el porcentaje aproximado del progreso.

Añade fechas límite a la tarea

4: Marca las tareas y archívalas

A partir de ahora, sólo tendrás que preocuparte de completar la tarea en cuestión y marcar la casilla una vez la hayas terminado. La entrada se tachará, pero seguirá en la lista. Para archivarla, déjala seleccionada (se ensombrecerá en amarillo) y pulsa en el icono de la papelera de la parte de abajo.

Alternativamente, puedes desplegar el menú de Acciones y pinchar en Borrar tareas terminadas. Si alguna vez las necesitaras consultar a posteriori, siempre puedes recurrir a la utilidad Ver tareas terminadas.

Archiva las tareas completadas

5: Crea nuevas listas

Además de la lista que estás viendo ahora mismo, puedes crear nuevas listas accesorias. Eso sí, sólo podrás ver una a la vez, lo cual quizá no es del todo intuitivo. Despliega el menú con el icono de lista, situado a la derecha del todo, y pincha en Nueva lista.

Ponle un nombre y sigue los pasos anteriores para comenzar a usarla. Desde el mismo menú podrás cambiarle el nombre o eliminarla, si así fuera necesario. 

Crea nuevas listas de tareas

6: Activa las Tareas en Calendar

Dirígete a la dirección web de Google Calendar y, bajo el mini calendario de la izquierda, despliega el panel Mis Calendarios. Pincha en la entrada Tareas y todo lo que habías añadido a lista principal desde Gmail aparecerá en su fecha respectiva, casilla incluida.

Las listas de tareas accesorias no se mostrarán. Además, a la derecha, se mostrará el mismo panel que veías en Gmail, para que puedas gestionar todos los recados desde ahí mismo.

Activa las tareas en Google Calendar