Cómo funcionan los sistemas de recuperación de datos

María se va de vacaciones a París. Antes de cerrar la puerta de casa, cumple con todos los rituales habituales para asegurarse de que todo está en orden: cortar la luz y el agua, dejar bien cerradas las ventanas, agua para las plantas, darle la llave a su vecina y… el portátil metido en el horno. Así, tal cual, no sea que entre un ladrón durante su ausencia y se lo lleve. ¡A quién se le ocurriría pensar que en el horno guarda algo de valor!

Y tenía razón. De vuelta en casa todo estaba tal y como lo había dejado. Son las 9 de la noche y, antes de deshacer la maleta, enciende el horno para cenar algo rápido. El problema viene cuando va a meter la pizza, abre la puerta y… ¡el portátil! Sigue en su sitio, pero ahora bastante chamuscado y con todos sus archivos perdidos, ¿o no? Aunque el nombre de la protagonista es ficticio, esta historia está basada en hechos reales.

Buscando el fallo

Este es sólo uno de los casos con los que se han encontrado los técnicos de Kroll Ontrack, empresa dedicada a la recuperación de datos, durante los diez años que llevan en España. Un portátil aplastado por un coche o un ordenador lleno de hormigas son otros de los restos a los que se han tenido que enfrentar. Según han comprobado ellos mismos, el error humano está detrás del 32% de los casos de pérdida de datos, sólo superado por fallos de hardware (44%).

Afortunadamente para María, ni siquiera las altas temperaturas de un horno son suficientes para eliminar por completo la información almacenada en un disco duro. Cuando un dispositivo llega a los laboratorios de Kroll Ontrack, evalúan su estado para saber a qué se enfrentan. Realizan un análisis visual y sonoro para, por ejemplo, comprobar qué componentes se han deteriorado y detectar si los cabezales de un disco duro emiten un sonido extraño.

Si existe un fallo físico, lo siguiente es pasar a la cámara limpia para hacer un análisis más exhaustivo, detectar las piezas dañadas y reemplazarlas. Para esto, cuentan con un almacén donde guardan repuestos originales, incluso de discos duros que hace tiempo no se comercializan. La forma de conseguirlos es tan sencilla como comprar varias unidades cuando un nuevo modelo sale al mercado, y compartirlas con los laboratorios que tienen en diferentes países. En España, los de Seagate son los más demandados.

Mientras, un software analiza qué datos están dañados y cuáles se pueden recuperar. Esta información se almacena para que otros equipos de Kroll Ontrack accedan a ellos en caso de ser necesario. “En el área lógica hay más variedad que en la física, por esto se trabaja con equipos especializados de otros países europeos”, explica el director general de la empresa en España, Nicholas Green. Y aclara: “Estos grupos de trabajo no ven la información, sólo su estructura”.

Al parecer, con esto es suficiente para analizar qué datos se pueden recuperar, además de asegurar la confidencialidad de sus clientes. En cada banco de trabajo, una cámara web sirve para que los equipos de diferentes países trabajen casi codo con codo y, de paso, poner cara a los compañeros.

Recuperación confidencial

El tiempo de recuperación cambia dependiendo del dispositivo y del daño sufrido. Si se trata de un disco duro, les puede llevar entre seis y ocho días, mientras que los discos de estado sólido (SSD) y soportes cifrados requieren más dedicación. El coste también varía: a partir de 500 € para un smartphone o portátil, y algo menos para un USB.

Si quieres acelerar el proceso, desde la web de Kroll Ontrack un software gratuito te dice si hay posibilidades de recuperación. Si el resultado te convence, puedes comprarlo online a partir de 90 €. Ten en cuenta que si hay que hacer alguna reparación física, evidentemente esto no es suficiente. Una vez hecha la recuperación, se envía el resultado al cliente, algo que se suele hacer por correo ordinario por tratarse de grandes volúmenes de datos.

Los archivos se guardan en los laboratorios de Kroll Ontrack durante 30 días y sólo por una cuestión práctica: “Si durante el envío hay algún problema, siempre se puede realizar uno nuevo en un corto espacio de tiempo. Se sigue este protocolo porque nada asegura que una segunda recuperación de datos tenga la misma calidad de la primera, o que se pueda volver a realizar”, describe Green.

La confidencialidad, en cualquier caso, siempre está asegurada. De hecho, en muchos casos desconocen la identidad del usuario final, ya que el 50% de su negocio llega a través de partners. Los particulares y pymes son los que suelen perder más datos, mientras que la Administración y grandes empresas sufren menos pérdidas, pero más catastróficas.

Entre los casos a los que se han enfrentado, y que pueden mencionar, está el encargo que les hizo el Ministerio del Interior para la recuperación de la información almacenada en un portátil encontrado en la explosión del piso de Leganés (Madrid), donde se escondían los terroristas del atentado del 11-M.

A buen recaudo

Nuestra protagonista, María, se hubiera evitado todo esto si hubiera tenido una copia de seguridad de sus archivos. Pero, seamos sinceros, somos pocos los que dedicamos tiempo a esta tarea y, menos aún, mantenemos esas copias al día. “Al tener cada vez más dispositivos en casa, no se realizan con la frecuencia necesaria”, reconoce Nicholas Green. Y si se trata del móvil… ¿quién hace un volcado de sus datos de forma periódica?

Es en este dispositivo donde cada vez guardamos más información, y la incorporación de cámaras cada vez mejores ha propiciado que hagamos fotos casi de cualquier momento de nuestra vida. Estos son precisamente, los datos que más valoramos los usuarios españoles. Así lo reconocen un 59,33% , seguidos de documentos ofimáticos (49,87%) y archivos multimedia (21,87%), es decir, vídeos y música, según un estudio realizado por Recovery Labs, también dedicados a la recuperación de información dañada.

El disco duro es el soporte más fiable para guardar una copia de nuestros datos, pero no el más duradero. En esto es el CD el que gana. “Es el mejor si se conserva bien. En su caja, sin polvo y sin que le dé la luz”, apunta el técnico de Kroll Ontrack, Eduardo Hernández. Los SSD son más susceptible de sufrir pérdidas ya que, para su correcto funcionamiento, necesitan corriente.

Rescatar la información en estos casos tiene más complejidad, ya que la recuperación es más lógica que física. “En la memoria flash los datos no se guardan de forma lineal y, además, cada fabricante utiliza unos algoritmos diferentes para almacenar la información”.

Prevención ante todo

Aunque, sin duda, la mejor forma de evitar sustos es tratar a nuestros dispositivos con un poco de cariño. Si aún así, se detecta una pérdida de datos, lo más recomendable es no hacer nada. Cuanto más se hurgue en él, peor. En el caso de los discos duros el motivo suele ser la descompensación térmica, es decir, un sobrecalentamiento producido por una subida de las temperaturas o por sobrecarga eléctrica. Para prevenirlos, el propio Nicholas Green nos cuenta que en los enchufes de su casa tiene reguladores de tensión para evitar sorpresas.

Si tu smartphone se ha caído al agua, la solución de meterlo en arroz parece ser un falso mito, y nos recomiendan no secar lo, al contrario, meterlo en una bolsa llena de agua y acudir a un servicio de recuperación de datos, si lo que nos importa es no perder la información que guardamos en él.

En el caso de María, la solución es más fácil todavía: la próxima vez le puede dejar el portátil a su vecina junto con las llaves de casa y, además, seguirá conservando también su horno.