Antes te hemos desvelado muchas técnicas efectivas que tienen su origen en Japón, y en la manera en la que su sociedad está construida y organizada en torno a la transparencia, el orden o la productividad. En nuestra hemeroteca puedes encontrar información sobre el método Kakebo, que te permite ahorrar hasta un 35% de tu sueldo, la metodología Kaizen -ideal para trabajar en equipo- o la técnica Inemuri, centrada en la mejora de la productividad.

Hoy te queremos hablar de un método ampliamente conocido, se trata de la regla de las 5S, aplicada a diversas industrias para mejorar el orden o la productividad. Para bucear en sus orígenes debemos remontarnos a los años sesenta, un período de profunda innovación técnica y empresarial. Este método buscaba conducir cada sistema de trabajo a su estado más eficiente y prolongarlo en el tiempo, inscribiéndose dentro del método Toyota que Japón implementó tras la Segunda Guerra Mundial como respuesta a la cadena de montaje de Henry Ford.

A día de hoy lo utilizan compañias de toda índole: empresas industriales, de servicios, hospitales, centros educativos o asociaciones. En Occidente se conoce como Lean Manufacturing o Just In Time (JIM). Te explicaremos a continuación en qué consiste cada una de sus cinco palabras: ’seiri’, ‘seiton’, ‘seisō’, ‘seiketsu’ y ‘shitsuke, cuyo significado respectivo es clasificar, ordenar racionalmente, eliminar la suciedad, estandarizar y mantener la disciplina.

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Las 5S del método asiático de Toyota

Puedes aplicar cada una de estas cinco reglas a cualquier aspecto de tu rutina diaria, en instituciones educativas o en tu empresa. Los objetivos del método son mejorar las condiciones de trabajo y la moral del personal, reducir gastos de tiempo y energía, reducir los riesgos de accidentes, mejorar la seguridad laboral y optimizar la calidad de la producción.

• Seiri (Separar innecesarios): Identificar los elementos que son necesarios en el área de trabajo, separarlos de los innecesarios y desprenderse de estos últimos, evitando que vuelvan a aparecer, comprobando también que dispones de todo lo necesario. Algunos normas son las siguientes: se desecha todo lo que se use menos de una vez al año. De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez al mes se aparta. De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez por semana se aparta no muy lejos.  De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por día se deja en el puesto de trabajo. De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por hora está en el puesto de trabajo, al alcance de la mano. Y lo que se usa al menos una vez por hora se coloca directamente sobre el operario.
• Seiton (Situar necesarios): Colocar los objetos que se utilizan cada pocas horas dentro del espacio al que podamos llegar estirando los brazos, los usados una vez por día cerca del lugar y los que se usan con menos frecuencia  más lejos del área y así sucesivamente hasta que todo esté en orden de frecuencia. Es habitual en esta tarea el lema (leitmotiv) "un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar". En esta etapa se pretende organizar el espacio de trabajo con objeto de evitar tanto las pérdidas de tiempo como de energía.
• Seisō (Suprimir suciedad):Una vez despejado (seiri) y ordenado (seiton) el espacio de trabajo, es mucho más fácil limpiarlo (seisō). Debes identificar y eliminar las fuentes de suciedad, y en realizar las acciones necesarias para que no vuelvan a aparecer, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado operativo. El incumplimiento de la limpieza puede tener muchas consecuencias, provocando incluso anomalías o el mal funcionamiento de la maquinaria.
• Seiketsu (Señalar anomalías): Consiste evitar situaciones irregulares o anómalas, mediante normas sencillas, visibles para todos, que se conviertan en el estándar. Se pretende que las fases anteriores se conviertan en un hábito, de forma que se lleven a cabo naturalmente. En este apartado debes favorecer una gestión visual. estandarizar los métodos operatorios y formar al personal en los estándares.
• Shitsuke (Seguir mejorando): Se centra especialmente en el apartado de la disciplina y el rigor, la actitud precisa para que las cosas mejoren.

Este artículo fue publicado en TICbeat por Andrea Núñez-Torrón Stock.