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Cómo cruzar datos en Excel

Excel

11/05/2018 - 18:00

Una de las tareas más valiosas que podemos llevar a cabo con una hoja de cálculo, es la comparación de datos.

Cuando tenemos un libro con cientos de cifras o palabras formando listas o tablas, en ocasiones nos interesa buscar coincidencias, o comprobar cuantas veces aparece un número o una palabra dentro de una base de datos.

También es muy común comparar filas o columnas que suelen reflejar grupos de datos anuales o mensuales, para descubrir las diferencias.

En este tutorial básico vamos a ver cómo cruzar datos en Excel.

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La forma más sencilla de comparar el contenido de celdas y columnas en versiones antiguas de Excel, es utilizar la opción Ir a.

Abre una hoja de cálculo o introduce algunos datos en varias celdas de Excel. Selecciona las filas y columnas que quieres comparar, arrastrando sobre ellas con el ratón. A continuación pulsa la tecla F5.

En la ventana que se abre, pulsa el botón Especial. Verás una ventana que te permite comparar contenido entre todas las celdas seleccionadas:

Excel

Por ejemplo puedes buscar diferencias entre filas, diferencias entre columnas, celdas en blanco, celdas con fórmulas, etc.

Si quieres buscar cuántas veces se repite y dónde un contenido específico, por ejemplo una palabra o un número, existe la función COINCIDIR. Tiene el formato: COINCIDIR (Valor, Rango, tipo de coincidencia). Si en un celda escribes las fórmula =COINCIDIR(25,A1:A10,0) lo que hace es buscar el valor 25 en las celda de la A1 a la A10. El 0 del final indica que debe ser una coincidencia exacta. Si pones -1 buscará el menor valor que es mayor o igual, y con 1, el valor mayor que es menor o igual.

Formato condicional

En las versiones modernas de Excel, o en la gratuita Excel Online, se utiliza la función Formato condicional, que fusiona las dos anteriores.

Como hemos hecho antes, abre una hoja de cálculo y selecciona varias celdas que contengan varias filas o columnas. 

En la solapa Inicio, pulsa en Formato Condicional:

Excel

En el apartado Resaltar reglas de celdas, puedes elegir las celdas que quieres resaltar con otro color: las que son mayor o menor que cierto número, las que son mayor o menor que cierta fecha, etc. También puedes resaltar las duplicadas, o las que contienen un determinado texto.

Cuando aplicas una condición puedes elegir el color con el que se resaltarán las celdas que la cumplan. De esta manera puedes mezclar diferentes coincidencias, para marcar los datos que necesites.

Excel

Hemos aprendido a cruzar datos en Excel de una forma sencilla y efectiva.