Trucos Office 2013: Informes en Access con títulos dinámicos

Con un poco de mañana, puedes llegar a crear en Access informes con títulos dinámicos. De este modo, cada vez que abras uno de esos informes, se te preguntará por el contenido de su título. Sólo tendrás que especificarlo y ese texto se incluirá y mostrará en el informe.

Título personalizado
Dificultad:
media
Tiempo:
15 minutos

1: Accede a la ventana de diseño del informe y localiza el título original

Si tienes que imprimir un mismo informe en distintas ocasiones, por ejemplo, para destinatarios distintos, te puede resultar interesante la posibilidad de incluir en él un título dinámico, personalizado para cada ocasión. La idea es que, cada vez que abras el informe, se te pregunte por el título. Tú sólo tendrás que teclearlo y, de manera automática, ese texto se incluirá como título. Esto se repetirá en cada ocasión, es decir, cada vez que abras ese mismo informe podrás indicar y personalizar un nuevo título.

Para empezar, desde Access, abre aquella base de datos que contiene el informe a personalizar. El nuestro aparece en la lista con el nombre Detalles de activos y lo único que tenemos que hacer es click sobre él con el botón derecho del ratón. Así podremos escoger la entrada Vista Diseño.

Lista de informes

Se abrirá entonces la ventana diseño del informe en cuestión y, justo en la parte superior, podrás ver el control que representa al título actual. Lo normal es que esté representado por una etiqueta, cuyo contenido es un texto fijo (el título) que se muestra cada vez que abres el informe. Nuestro título incluye el texto Nuestros activos y aparece en la sección Encabezado del informe.

Vista diseño

Como te hemos dicho al principio, nosotros queremos cambiar este título fijo, para convertirlo en un texto variable, así que lo primero será eliminar la etiqueta actual. Comienza con un click en su borde para seleccionarla y pulsa luego la tecla Supr.

Seleccionar etiqueta

2: Crea el título dinámico

Para que este truco funcione y puedas crear un título dinámico, este debe estar basado en un cuadro de texto y no en una etiqueta, como era el caso. Para ello, puedes crear un cuadro de texto fácilmente con un click en el icono que está representado por las letras ab. Lo encontrarás en la cinta de opciones superior.

Cuadro de texto

Después, haz click en la zona del informe en la que debe aparecer dicho control. El lugar elegido será el mismo en el que antes se encontraba la etiqueta (en el Encabezado del informe) así que, tras pinchar en esa zona, aparecerá un cuadro de texto (resaltado en amarillo) y una etiqueta adjunta. Esta última aparece en primera posición, a la izquierda y, en nuestro caso, incluye la palabra Texto 63.

Nuevo cuadro de texto

Elimina esta última con un click sobre su borde y con una pulsación de la tecla Supr. Después, pincha sobre el borde del cuadro de texto y llévalo a la posición adecuada. Además, con él seleccionado y desde la ficha Inicio, podrás utilizar los iconos de estilo para darle el formato que prefieras.

Iconos de formato

 

3: Configura las propiedades del cuadro de texto

Con el cuadro de texto ya creado, haz doble click sobre su borde y, en el panel derecho, aparecerá la denominada ventana de propiedades. Activa entonces su ficha Datos y sitúa el cursor en la propiedad Origen del control.

Origen del control

Teclea justo ahí, entre corchetes, el mensaje que el usuario de la base de datos obtendrá al abrir el informe.

Parámetros

Por último, cierra esta misma ventana de propiedades y también la ventana del informe, sin olvidar guardar los cambios realizados.

4: Abre el informe y comprueba los cambios

A partir de este momento, cada vez que desde la ventana principal de la base de datos selecciones el nombre del informe y, por ejemplo, hagas doble click sobre él para abrirlo, obtendrás una ventana con un mensaje que te pregunta por el título que deseas asignarle.

Introducir el título

Obviamente, lo único que deberás hacer es teclear, desde ahí, el título que prefieras. Acto seguido, pulsa también una vez el botón Aceptar.

Título personalizado

En un instante se abrirá el informe mostrando el título que acabas de escribir. Lo verás con el formato que le asignaste en los pasos previos desde la ventana de diseño del informe en cuestión.

Título personalizado

 

Cuando vuelvas a cerrarlo y a abrirlo, te volverá a preguntar por el nuevo título. Teclea igualmente el que prefieras, que podría ser  el mismo de antes o cualquier otro que tú indiques.

Título 2

En cualquier caso el efecto será el mismo de antes: se abrirá el informe con el título personalizado, a la carta.

Informe 2

5: Más trucos de Office 2013

Cada semana añadimos más trucos para los distintos programas de Office 2013. Echa un vistazo a los que ya hemos publicado, seguro que alguno te es útil: