El almacenamiento físico de papel es una fórmula que ofrece poca seguridad, se encuentra obsoleta y carece de eficiencia. Por ello, y como parte del inevitable proceso de digitalización de cualquier negocio, resulta clave contar con un software de gestión de contenido empresarial. Te contamos todas las claves y analizamos el caso de la plataforma Alfresco

Atrás quedan ya los tiempos en que enormes ficheros ocupaban un ingente espacio en oficinas, empresas, instituciones públicas, etc. La época del almacenamiento en papel tiene los días contados, lo cual, aunque sólo sea desde un punto de vista práctico, es una buena noticia. Economía del espacio y del propio gasto en papel. Sin embargo, ello no supone que la gestión documental haya 'pasado a mejor vida'. De hecho, es al revés y esa tarea resulta clave en cualquier negocio. En las próximas líneas mostramos y analizamos la importancia de la gestión documental para la empresa.

Gestión de contenidos empresariales: optimizar y automatizar procesos

En la época de las herramientas informáticas, incluyendo las que están enfocadas a la gestión documental, el déficit se producía, hasta hace bien poco, en que aquéllas sólo se centraban en mejorar procesos concretos. Aunque al principio podía tener cierta eficacia, a la larga ha generado un problema, puesto que, para poder gestionar todos los procesos de negocio, es necesario el mantenimiento de distintos instrumentos. Éstos deben ser completamente autónomos y estar desarrollados por equipos de trabajo independientes.

Incentro y Alfresco

“Precisamente es lo que hemos conseguido solucionar desde Incentro junto con Alfresco: que no haya que recurrir a un sinfín de soluciones muy difíciles de conectar entre sí, en ocasiones mediante protocolos propietario”, aseveran desde la primera de las empresas citadas. Cabe recordar que Incentro, partner de Alfresco en España, es un proveedor de servicios IT especializado en soluciones empresariales on line y en business intelligence, mientras que su aliado desde hace siete años ayuda a organizaciones a optimizar la gestión de su información basándose en soluciones innovadoras y útiles.

Así que el antes conocido como Alfresco es hoy Alfresco Digital Business Platform, que permite centralizar prácticamente todos los procesos de negocio y disponer de grandes opciones de conexión para facilitar el uso de servicios externos. La oferta de ADBP incluye tres herramientas:

1. Alfresco Content Services (ACS), un gestor de contenido empresarial -ECM por sus siglas en inglés- para almacenar, encontrar y compartir documentos de forma segura tanto desde dentro como desde fuera de la red empresarial.
2. Alfresco Process Services (APS).“En Incentro hemos diseñado flujos de trabajo utilizando complejos sistemas de archivos Xml y beans de Java. Ahora, con su última actualización, Alfresco, introduce APS, que nos permite automatizar las procesos de forma más sencilla, rápida y flexible, obteniendo mejores resultados en menos tiempo”, desarrollan desde la propia Incentro.
3. Alfresco Governance Services (AGS), el cual dota a la plataforma de funcionalidades para la administración automatizada de registros, así como su clasificación y control de la seguridad mejorada.

Concepto de gestión documental

Aunque ya es un sistema conocido, no está de más conocer y entender qué es la gestión documental-Document Management System (DMS) por sus siglas en inglés-. Pues bien, se trata de “una herramienta creada para guardar, gestionar y controlar el flujo de documentos dentro de las empresas. Lo que se busca es organizar la información, documentos e imágenes en un espacio digital al que todos los empleados tengan acceso de manera sencilla”, explica Óscar Ruiz, consultor enIncentro.

La gestión documental, imprescindible en la empresa

¿Por qué es tan importante la gestión documental para cualquier negocio? Por varios motivos. De entrada, como ya se ha apuntado, el almacenamiento físico de documentación es una fórmula que ofrece poca seguridad (el papel puede dañarse o deteriorarse), que resulta obsoleta (gasto en papel y ocupación de espacio) y, por supuesto, carente de eficiencia (se tarda en encontrar lo que se busca entre toda la información acumulada).

7 ventajas de una correcta gestión documental para la empresa

Además, también hay que tener en cuenta lo que suponen los siguientes aspectos en relación a los sistemas digitalizados de gestión documental:

1. Menor gasto en impresión, en el propio papel y en el lugar necesario para guardar los documentos.
2. Mayor seguridad y confidencialidad.
3. Menor ocupación del espacio, sea en la oficina, en ficheros ad hoc o en almacenes.
4. Al no estar la información almacenada en un lugar físico, puede ser compartida por varios usuarios a la vez y de forma remota. De esa manera, la compañía gana en productividad.
5. Como derivada del punto anterior, un administrador de archivos es de lo más práctico para tener el conjunto de la información digitalizada de la empresa centralizada y localizable en cualquier momento.
6. Posibilidad de realizar búsquedas personalizadas gracias a los metadatos de los archivos, asignar roles, indexar los archivos con otras herramientas de la empresa (CRM, correo electrónico o ERP, entre otros), automatizar los flujos de trabajo, etc.
7. Uso racional de los recursos. La gestión documental en empresas ayuda a evitar duplicidades de archivos o de grabación de datos, fotocopias de los mismos de forma innecesaria, etc.

            “Por estos motivos, contar con un sistema de gestión documental donde toda la empresa pase por un proceso de digitalización se hace más que necesario, independientemente de la cantidad de información que maneje dicha empresa. Contratos, facturas, nóminas… Ya sólo la parte burocrática de la empresa dará para mucho”, subraya Óscar Ruiz.

Elegir el mejor gestor de contenidos

Teniendo claro que la digitalización es, no sólo una apuesta de futuro que conviene, sino un proceso de transformación inevitable para sobrevivir, ¿cuál es el mejor software de gestión de contenido empresarial? ¿Cómo elegir el ECM (Enterprise Content Management en las siglas en inglés) que más conviene? Pues considerando las aportaciones de cada herramienta en comparación con las otras.

Las ventajas de la plataforma Alfresco

El caso de Alfresco, partner de Incentro en España, como ya se ha apuntado, es paradigmático en ese sentido. La principal diferencia de Alfresco frente a otras soluciones es que, al ser un software open source, proporciona capacidades más amplias y un repositorio más robusto. “El hecho de que sea open source, permite a Alfresco ser compatible con cualquier entorno o aplicaciones. Esta herramienta será más adecuada para aplicaciones de ECM de alto volumen, pues se integrará perfectamente con productos de cualquier origen (por ejemplo, PDF o Google Docs) y entornos (Linux, Apple, Android, etc.)”, detalla Ángel Mesones, consultor de Transformación Digital en Incentro.

Asimismo, la plataforma Alfresco como gestor de contenido empresarial presenta las siguientes ventajas:

• Permite realizar búsquedas del contenido de forma exhaustiva gracias a los metadatos.
• Capacidad de colaboración con partners, proveedores o clientes. Gracias a la opción de implementación de la nube híbrida de Alfresco, es fácil compartir el contenido con usuarios externos en una carpeta sincronizada.
• Alfresco es una de las pocas soluciones que proporciona verdaderas capacidades de Business Process Management (BPM). Desde una óptica de integración, Alfresco Activiti es una solución de código abierto compatible con BPMN 2.0 y con un conjunto robusto de API disponible, con lo que puede integrarse en varios sistemas externos.
• Mientras otras soluciones se visualizan solamente con ciertos navegadores, con Alfresco es posible utilizar cualquiera de ellos sin problemas.

Con todo, aunque puede haber excepciones -en especial, entre las microempresas-, las grandes compañías y también muchas pymes han dejado ya atrás el papel. No como una elección, sino como una cuestión de supervivencia en una realidad cada vez más digitalizada. En ese mundo, contar con un software de gestión de contenido empresarial es simplemente básico para cualquier negocio y, a tenor de las ventajas expuestas, la plataforma Alfresco es una opción que ofrece seguridad y garantías.