6 trucos de Word que harán tu vida mucho más fácil

Desde estudiantes hasta trabajadores, somos muchos los que abrimos un documento de Word día sí, día también. No obstante, tendemos a limitarnos a redactar, y la herramienta ofimática de Microsoft tiene más que ofrecer.

Si bien se trata de un programa bastante sencillo, Word esconde algunos trucos que pueden ayudarnos a ser más productivos y eficientes.

Hoy vamos a ver 6 trucos de Microsoft Word que todo usuario asiduo (y también los no tan habituales) debería conocer para mejorar su productividad. Saquémosle el máximo partido a esta herramienta.

• Las plantillas: Se trata de una función que destaca por su simpleza, pero esto no descarta su utilidad. Es muy probable que si usas Word casi todos los días estés realizando tareas similares o iguales a menudo; en tal caso, porque no ahorrarte el tiempo de preparar el documento con una plantilla ya hecha que simplemente tengas que rellenar. Puedes o bien escoger una plantilla que ya esté creada, y buscar directamente ciertos modelos como “Currículum”, o crear la tuya propia; esto último puedes hacerlo haciendo click en “archivo” y “guardar como plantilla” cuando acabes el documento.
• Los atajos de teclado: Olvídate un poco del ratón, y comienza a ahorrar tiempo con los atajos de teclado. Hay muchos atajos de teclado en Word que te ahorrarán tiempo y esfuerzo, aquí te dejamos algunos de los mejores.
• Guarda tu formato preferido: Ocurre un poco como las plantillas: puede que estés usando el mismo formato una y otra vez. Lo bueno es que puedes guardar tus preferencias de formato en vez de configurarlo cada vez que creas el nuevo documento. Por ejemplo, puedes guardar el formato para titulares o entradillas, y después aplicarlo al texto con un solo click. Para ello, aplica el formato que quieras guardar al texto y después haz click en la flecha colocada en la esquina inferior derecha de la Galería de estilos; escoge ‘crear un estilo’; debería aparecer ‘crear nuevo estilo de formato’. Una vez te salga este cuadro de diálogo solo tienes que nombrar tu formado y aparecerá en la Galería de estilos.

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• El Autotexto: ¿Hay un texto o una frase que siempre incluyas en tus documentos? En vez de reescribirlo guárdalo y rescátalo de manera automática cuando lo necesites. Para ello selecciona todo el texto y haz click en ‘insertar’ > ‘elementos rápidos’ > ‘autotexto’ > ‘nuevo’ y guárdalo en la galería de autotexto, de donde podrás cogerlo en futuras ocasiones.
• Usa spike para copiar y pegar texto: Spike es una función poco conocida pero muy útil de Word. Te permite copiar y pegar varios bloques de texto, imágenes y otros elementos a la vez, para después pegar todo en otro documento, o en el mismo pero en otra parte. Para mover un texto a Spike solo tienes que seleccionarlo y pulsar ‘CRTL’ + ‘F3’ y el texto desaparecerá; en caso de que quieras moverlo y también dejarlo donde estaba puedes hacer click en ‘CTRL’ + ‘Z’. Para después pegar toda la información haz click en ‘CTRL’ + ‘SHIFT’ + ‘F3’.
• Buscar y reemplazar texto en Word: Pongamos que has escrito mal una palabra varias veces en el mismo documento. En vez de ir corrigiéndolo uno a uno, puedes usar la función buscar y reemplazar. Para ello, haz click en ‘editar’ > ‘buscar’ > ‘reemplazar’ e inserta la palabra incorrecta en buscar y la correcta en reemplazar; automáticamente corregirá todo si haces click en ‘reemplazar todo’.