Cómo evitar los 8 errores de comunicación más comunes al teletrabajar

La cultura del trabajo va cambiando, eso es algo evidente y algo que hace años nos parecía una odisea o solo al alcance de países muy punteros en la tecnología. Pues bien, ya está llegando con mucha fuerza a nuestro país.

La pandemia que estamos sufriendo, ha abierto los ojos a varios escépticos de que el teletrabajo es algo que debe existir y que se debe instaurar en aquellos empleos que sea posible, porque compensa en muchos ámbitos.

Para aquellos que han pasado a este mundo del teletrabajo, se dan cuenta de estar en un entorno distinto y una forma de interactuar con los compañeros diferente, por lo que la comunicación es clave en el éxito de cualquier tipo de equipo virtual.

Para lograrlo hay que saber qué hacer y que no.

El correo electrónico solo parte importante de la comunicación

Entendemos que el correo electrónico debe ser una parte fundamental en la comunicación remota de un equipo de trabajo, pero no debe ser la principal, ya que pueden ocurrir circunstancias que no serán buenas para una relación fluida.

Por ejemplo, se podrían perder mensajes, confundirse los destinatarios de ciertos emails, tardar tiempo en leer dichos mensajes o situaciones en las que el correo no se borre, pero se coloque en bandejas como la de spam.

Por eso hay otros sistemas de comunicación más eficaces y que aseguran una relación más real y con mucha más interactuación, como pueden ser programas como Slack u otros en los que se puede gestionar las tareas de cada individuo como Trello.

Siempre disponibles

Con la llegada del trabajo en remoto, se ha difuminado el espacio entre los que es el trabajo y la vida personal. Es decir, en un trabajo tradicional está claro, puesto que sales de oficina y tu jornada ha cambiado. Cuando tu oficina está en tu casa, ese espacio parece que desaparece y se tiende desde muchas instancias a mandar mensajes cuando claramente ya no se está trabajando.

Por eso es necesario establecer unos límites y unos horarios preestablecidos desde el inicio o mantener una forma de comunicar a los demás que ya no estamos operativos y que, por lo tanto, el siguiente día será el momento de comunicarnos.

Errores en la comunicación de solo texto

Comunicarse mediante texto lleva a la falta de señales verbales más o menos claras, en muchas ocasiones, o la falta de las expresiones faciales y gestos que tanto ayudan en muchas ocasiones para entender las frases si malentendidos o interpretaciones erróneas.

Debemos tener en cuenta que ahora no estamos interactuando delante de nadie y que en la mayoría de nuestras reuniones no veremos a la persona que está hablando, por lo que debemos ser cautos en las interpretaciones que hagamos.

Es aconsejable que en los momentos en los que se hagan reuniones importantes, estas sean por videollamada para evitar estos problemas.

Espacios informales

El hecho de trabajar desde casa, solo delante de un ordenador, puede acarrear sensaciones relevantes de soledad en ciertas personas vulnerables a este tipo de sentimiento, por lo que es muy conveniente fomentar algún tipo de espacio informal, para que la productividad no se vea afectada por el desasosiego de estar solo.

Se puede crear un grupo para conversaciones que nada tengan que ver con el trabajo en la herramienta de chat que se utilice para comunicarse. Aquí es donde se podrá hablar de temas variados, como los planes para el fin de semana, un programa favorito o una película.

Sin importar las diferencias culturales o religiosas

Si algo tiene bueno el trabajo en remoto es que se puede reclutar talento de cualquier parte del mundo. Esto acarrea que habrá diferencias culturales y religiosas entre los miembros del equipo.

Esto puede derivarse en un problema que afecte negativamente la comunicación y la dinámica de trabajo, ya que puede ocurrir que personas de distintas culturas y religiones pueden obtener días festivos específicos o que tengan un horario laboral diferente durante ciertos períodos. 

Por eso, en este caso es todavía más importante dejarlo todo bien gestionado desde el inicio y con una comunicación clara entre todos, sabiendo todos estos detalles desde el comienzo de la relación laboral con el resto del equipo. Así no habrá equívocos y problemas, puesto que todo está claro y conciso desde el minuto cero.

Las zonas horarias

A colación con el punto anterior, como con esta forma de trabajar ahora puede englobar todo el mundo, las distintas zonas horarias harán que se pueda dar el caso de trabajar en horas completamente distintas.

Por ejemplo, se deben tener en cuenta las diferencias horarias y encontrar horas superpuestas para programar reuniones, tema del que vamos a hablar después. 

Con herramientas como Timezone.io o aplicaciones de calendario compartido como Calendly, todo se puede gestionar de mejor manera y no debería ser ningún problema.

Las reuniones

Este es un tipo de interactuación que gusta a muchos de los que dirigen equipos de personas, pero puede ser un arma de doble filo.

Claro que son relevantes las reuniones, pero todo en su justa medida y sin exagerar. Es bueno que antes de programar otra reunión, nos debemos preguntar si realmente es necesaria o se va a volver a tratar lo mismo que en la anterior sin nada nuevo.

Las reuniones deben ser un lugar donde todo el mundo aporte para que la empresa vaya hacia delante y donde el conjunto de las ideas o sugerencias hagan crecer al equipo.

Hitos y éxitos

Está claro que reconocer el potencial, el buen hacer, el éxito y logros del equipo es algo que aumentara la moral y compromiso asociado a la empresa.

Se puede confiar en herramientas de reconocimiento de empleados como Bonusly para reconocer éxitos grupales o individuales, aunque también se puede integrar un espacio de trabajo en Slack o el programa que utilices, donde se felicite a un equipo o una persona en particular por sus grandes avances.

Está claro que lo que es el trabajo remoto tiene sus retos y que, pese a lo que mucha gente cree, es más complicado de lo que parece. Por eso es importante que entre los que trabajan y los gestionan los equipos de trabajo, se subsanen los posibles errores que muchas veces se comenten, para así conseguir una mejor relación con el teletrabajo.

Sabiéndolo llevar por todas las partes, está claro que es el futuro para muchos trabajadores, por sus inmensas ventajas y sus controlables, como has leído en este artículo, inconvenientes.