¿Tienes la bandeja de entrada saturada de correos? Así puedes despejarla

¿Nunca te ha pasado que te hayas sentado frente al ordenador o el smartphone para analizar rápidamente tu bandeja de entrada de correo electrónico y hayas acabado una hora después vagabundeando de forma errática, desplazándote por mensajes no leídos y dejando de lado otras tareas más complejas, inmediatas o urgentes?

Son dos los principales problemas que surgen con el email: el gasto inútil de tiempo y la pérdida de productividad, ocasionando lastres infinitos para la profesionalidad o jornadas interminables y de bajo rendimiento.

El volumen total de la correspondencia online de hoy en día es abrumador, pero ¡qué no cunda el pánico! Aplicando algunos sencillos consejos de administración de correo electrónico podrás mantener tu buzón de entrada bajo control. A mayores, también puedes apostar por el uso de algunas herramientas online para gestionar mejor el tiempo que inviertes en el email, como Boomerang o Sane Box.

Las mil formas de escribir una dirección de correo de Gmail

• Organiza los emails por tema: Así podrás moverte más rápido sin tener que cambiar de enfoque con cada mensaje. Puedes emplear etiquetas para categorizar los mensajes en tu bandeja de entrada o crear carpetas para clasificar los correos electrónicos en grupos personalizados. Gmail también cuenta con un sistema de categorías que puede capacitarse para ordenar automáticamente los correos electrónicos para usted.
• Apaga las notificaciones: Si no quieres pequeñas distracciones online que bombardeen tu cabeza a lo largo de toda la jornada, desconéctate del email, reduce las interrupciones y marca de antemano un momento concreto por la mañana y otro por la tarde para la consulta de este apartado. También deberías programar el reenvío en los horarios más convenientes.

• Evita las suscripciones molestas: Puedes usar aplicaciones del estilo de Unroll.me para revisar tus suscripciones de correo electrónico y decidir si deseas cancelar la suscripción. Puedes usarlo con Gmail, Yahoo, Outlook, AOL u otro personalizado introduciéndolo manualmente. Otras alternativas son la herramienta Unsuscriber o emplear un script de Google.
• Emplea un filtro basado en prioridad: Puedes valerte de hashtags para filtrar tus correos electrónicos, tal como lo haces en las redes sociales. El truco es muy sencillo: simplemente inserta el hashtag en el cuerpo del correo electrónico y usa la función de búsqueda avanzada para descubrirlo cuando sea necesario.
• Utiliza la función enviar y archivar: Una bandeja de entrada repleta de correos electrónicos sin abrir puede ser estresante, pero también lo es una bandeja de entrada repleta de mensajes que ya has leído y que resultan inútiles o te saturan a nivel visual. Una vez que hayas terminado con una conversación, utiliza la función “enviar y archivar” de Gmail -o de cualquier otro proveedor de correo electrónico- para eliminarla para siempre.
• Incluye el email en tu lista de tareas pendientes: Si utilizas una herramienta de gestión de flujo de trabajo para mantener sus proyectos organizados? Bueno, algunos clientes (por ejemplo, Wrike) le permiten mover correos electrónicos de su bandeja de entrada a la lista de tareas de flujo de trabajo, a la que pertenecen.
• Lo bueno, si breve… Es cierto que algunas  situaciones requieren respuestas de correo electrónico largas y cuidadosamente elaboradas, pero limitarse a algunas oraciones cortas siempre que sea posible puede ayudarlo a reducir el tiempo que implica enfrentarte a diario a una bandeja de entrada activa y estresante.