Explota todo el potencial de Google Drive con estas funciones especiales que pocos conocen

Google Drive es una de las herramientas de almacenamiento y gestión de archivos en la nube más utilizadas del momento superando a Microsoft OneDrive. El ecosistema de Google con herramientas como Doc, Sheets, Meet o Calendar es uno de los principales atractivos para empresas y estudiantes.

Esta herramienta aumenta la productividad de los usuarios, pero muy pocos conocen algunos trucos con los que llevarla al siguiente nivel. Una de las principales preocupaciones son las limitaciones de almacenamiento en la nube o los problemas para encontrar archivos.

Encontrar los archivos al segundo

Google Drive ofrece opciones de filtrado en la barra de búsqueda. Esto permite afinar la búsqueda y seleccionar el tipo de archivo según varios criterios como la fecha de creación, el autor, las palabras clave del texto o el formato del documento.

Los usuarios no tendrán que revisar manualmente una gran cantidad de documentos. Por ejemplo, si una hoja de cálculo se ha creado hace más de un año, puedes marcar el rango de fechas en la búsqueda sin tener que bajar en los resultados durante minutos.

Pasar archivos de Word a Google Docs

Google Drive tiene la opción de convertir automáticamente los archivos de Word a Google Docs. La compatibilidad entre ambas herramientas es tan alta que se puede trabajar directamente desde la nube sin necesidad de utilizar otras herramientas.

El paquete de Microsoft tiene ciertas incompatibilidades con algunos sistemas operativos y Google Docs puede ser la solución para editar y compartir documentos con colaboradores desde cualquier lugar.

La compatibilidad con el formato PDF también es alta en Google Drive. Herramientas como Google Docs permiten copiar, pegar y modificar el texto a pesar de que los archivos PDF suelen ser de solo lectura. Docs crea un formato estándar con el que se puede interactuar con el contenido.

Google Drive sin conexión

Google Drive tiene una opción de acceso sin conexión con la que se pueden ver y editar archivos sin necesidad de una red WiFi o datos móviles. Esta función poco conocida entre algunos usuarios se puede activar desde los ajustes de la propia aplicación.

Los programas del ecosistema de Google pueden guardar los cambios de forma automática si está activada la opción de trabajar sin conexión. Los documentos se podrán crear, visualizar y editar sin interrupciones. Todos los cambios realizados se sincronizarán con la nube cuando el usuario vuelva a tener conexión.

Compartir archivos desde Google Drive

La compatibilidad de Google Drive con diferentes herramientas va un paso más allá y ofrece facilidades para publicar el contenido gracias a la opción “Publicar en la web”. Esta función permite crear un enlace o código de inserción que se puede añadir en un sitio web.

Esta función no es demasiado útil para usuarios con un uso poco exigente, pero puede ayudar a empresas y medios a llegar a una audiencia más amplia. Publicar contenido en la web evita una de las tareas más tediosas de Google Drive, tener que dar acceso individualmente a cada persona que quiere ver o editar un archivo.

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Etiquetas: Almacenamiento, Google Drive, Trucos