Con el objetivo de que te resulte muy sencillo compartir archivos a través de Gmail, Calendar y otras aplicaciones de la compañía, Google Drive dispone de una función llamada Access Checker, que busca de manera automática si los destinatarios de tus mensajes o invitaciones tienen permisos para acceder a un archivo. 

Ahora, la compañía de Mountain View ha presentado una actualización de esta función para que sea aún más inteligente y ofrezca a los usuarios más posibilidades. La nueva versión te sigue permitiendo ver en la interfaz quién necesita autorización para ver un fichero, y la novedad es que te ofrece más opciones a la hora de ampliar los permisos.

Cuando envías un correo electrónico, una invitación de calendario u otro tipo de mensaje que incluye un archivo de Google Drive, Access Checker se encarga de verificar si el destinatario tiene acceso, y en caso negativo, te pregunta si te gustaría cambiar los permisos antes de compartir el fichero. Gracias a este "verificador de acceso", no tienes que preocuparte cuando mandas un correo que incluye un fichero de Drive a muchas personas, ya que el sistema se encarga de informarte si algunas de ellas no tienen autorización para verlo y te permite validar el acceso en un abrir y cerrar de ojos.

Google Drive organizará los archivos compartidos con IA

No obstante, hasta ahora si alguno de los receptores no tiene permitido ver el archivo, la función solo te ofrece la opción de habilitar el acceso a cualquier usuario que tenga el enlace. Sin embargo, cuando la actualización esté funcionando tendrás la posibilidad de autorizar únicamente a los receptores de tus mensajes. A continuación puedes ver una imagen de la interfaz actualizada:

Por otra parte, la actualización del "verificador de acceso" de Google Drive admitirá más tipos de archivos en una unidad de equipo. El lanzamiento de las nuevas funciones está previsto para las próximas dos semanas en todas las ediciones de G Suite.

[Fuente: G Suite Updates]