Cada vez son más las profesiones en las que no podrás sobrevivir si no manejas Excel con soltura. Hablamos de un software complejo que tiene cada vez más peso en las empresas y que te permite desde calcular planes de pensiones, hacer facturas o preparar presupuestos, calendarios, inventarios o proyectos colaborativos, entre muchas otras opciones.

Un estudio realizado por Capital One y Burning Glass Technologies que analizó 27 millones de ofertas de trabajo reveló que cada vez se piden más conocimientos básicos de computación en trabajos de nivel medio (82%). El informe también destacó que contar con habilidades certificadas de Excel sube la probabilidad de promocionar en la empresa y sube los salarios en un promedio del 12%.

A continuación, repasamos algunas de las preguntas más habituales acerca de Excel y una pequeña recomendación para resolverlas adecuadamente.

Las 10 funciones de Excel que según Microsoft todo el mundo debería conocer

1. ¿Cuáles son los formatos de datos más importantes que se ven en Excel y cómo se utilizan?

Desde Deskbright apuntan a que algunos de los formatos más utilizados son los siguientes:

• Números: Los números son uno de los tipos de datos más vistos en Excel. Se pueden formatear con un número personalizado de decimales y aparecer con o sin comas separando los miles de dígitos. Los números se pueden sumar, restar, dividir, multiplicar o incluir en fórmulas y funciones que aceptan entradas numéricas.
• Fechas: Excel puede mostrar fechas de muchas formas, incluido el formato MM / DD / YYYY de estilo estadounidense clásico. Las fechas se pueden sumar o restar usando sumas y restas estándar, y también se pueden manipular usando una serie de funciones basadas en fechas. Curiosamente, las fechas en Excel técnicamente también se almacenan como números, con cada fecha representada como el número de días transcurridos desde el 1 de enero de 1900. Por ejemplo, la fecha del 6 de mayo de 2019 se almacena en Excel como el número 42,129, porque hay 42.129 días comprendidos entre el 1 de enero de 1900 y el 6 de mayo de 2019.

• Porcentajes: Los números también se pueden formatear como porcentajes, lo que multiplica el número dado por 100 y agrega un signo de porcentaje al final. Por ejemplo, el número 0.08 es equivalente al porcentaje del 8%.

2. ¿Cuál es el orden de las operaciones utilizadas al evaluar fórmulas en Excel?

Al igual que en las matemáticas estándar, Excel utiliza un orden de operaciones al evaluar diferentes operadores dentro de la barra de fórmulas. Seguramente reconocerá el acrónimo PEMDAS: es el orden de las operaciones que se enseñan en las clases de matemáticas en todo el mundo, y también es el orden que utiliza Excel. PEMDAS significa:

• Paréntesis
• Exponentes
• Multiplicación
• División
• Adición
• Sustracción

Al evaluar fórmulas, Excel siempre procesa los operadores en este orden, por lo que es importante asegurarse de que los paréntesis se utilizan correctamente para lograr los resultados que desea.

3. ¿Qué es una función en Excel?

Si eres un usuario frecuente de Excel, las funciones son el pan de cada día, tanto que ni siquiera hayas pensado qué es una función cuando estás creando hojas de cálculo. Como tal, esta pregunta puede resultar sorprendente, especialmente porque describir qué es una función puede ser un poco difícil si nunca se lo piensa.

Aquí hay una manera fácil de hacerlo: puedes pensar en una función como una receta, una guía utilizada para combinar un montón de ingredientes, que pueden no tener un sabor particularmente bueno individualmente, en algo mucho más útil.

El nombre de la función es como el título de la receta. Describe lo que hace la función, como tomar una SUMA o una MEDIA. Los argumentos de la función describen qué ingredientes entran en ella. Las funciones individuales pueden tomar cualquier número de argumentos, de uno a un número infinito. Todo depende de la función.

Finalmente, la salida de la función se trata de su resultado: una cantidad útil para mostrar datos importantes, o puede usarse como una entrada para otras funciones en su hoja de cálculo.

4. ¿Cuáles son algunas de las funciones más útiles en Excel?

Desde Deskbright apuntan a que VLOOKUP -en español BUSCARV- e INDEX MATCH son dos de las funciones más importantes y de uso común de Excel. Como saben los usuarios veteranos de Excel, se utilizan para buscar valores de una tabla externa y son partes importantes de la automatización de su trabajo con hojas de cálculo dinámicas.

 Por otra parte, las tablas dinámicas son una herramienta extraordinariamente útil, especialmente cuando se necesitan cálculos rápidos y precisos basados ​​en grandes conjuntos de datos con cientos o miles de filas.

Además, según Microsoft, estas son las diez funciones de Excel que todo el mundo debería conocer.

5. ¿Cuál es la sintaxis de la función VLOOKUP? ¿Hay alguna desventaja al usar esta función?

VLOOKUP o BUSCARV en español es una de las funciones más utilizadas en el mundo de los negocios. En este tutorial te explicamos en profundidad cómo usarla. Su sintaxis es la siguiente: =BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado). 

En resumen, lo que le estamos diciendo a Excel es:

=BUSCARV(¿Qué criterio referencial deseas buscar?;¿Dónde buscas ese criterio referencial?;¿El valor de qué columna quieres que te muestre?;¿Quieres que el valor sea exacto o aproximado?)