5 herramientas con las que ahorrar tiempo en reuniones

Las reuniones son siempre lo mismo, no han cambiado con el carácter virtual de las mismas, pero sí que pueden ser más productivas si nos servimos de las herramientas exactas.

Esta es una lucha eterna de las reuniones, es decir, tener la perfecta conjunción entre el tiempo reunidos y la verdadera productividad de esos momentos.

Como ya te hemos comentado, podremos llegar a una buena simbiosis entre todo lo que conlleva una reunión si utilizamos las herramientas adecuadas para conseguirlo. Hoy vamos a ver 5 de las que mejor se adaptan a todas estas situaciones.

Hypercontext

Es una aplicación con la que conseguiremos tener plantillas e indicadores de conversación para que nunca se pierda el hilo en una reunión. Es decir, tendremos delante de la pantalla un guion con el que podremos seguir una pauta y que ningún punto se quede sin tratar.

Cuando tengamos una cuenta registrada en la aplicación, lo primero que tendremos que hacer es sincronizar el calendario y crear un espacio de trabajo nuevo, en el que comenzar a ejecutar las bondades de este software.

En ese espacio de trabajo que acabamos de crear podremos tener varias plantillas orientadas a reuniones individuales o colectivas, además de poder configurar de manera predeterminada revisiones semanales y mensuales, reuniones remotas, reuniones de pie, registros, planificaciones y muchas otras opciones.

En cada plantilla se podrá asignar un espacio de tiempo a cada elemento, algo que podremos editar a nuestro gusto.

5 aplicaciones para hacer videollamadas en grupo gratis (desde el móvil o PC)

Si te encuentras lejos de tus amigos, familiares o compañeros de trabajo, esto no es excusa para no mantener la comunicación con ellos. Aquí tienes cinco aplicaciones que te permiten hacer videollamadas en grupo para seguir hablando con esas personas.

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Otra facultad muy interesante de Hypercontext es la de poder agregar nuevos elementos cuando la reunión ya está activa. Esta facultad es muy buena, puesto que la reunión puede haberse desarrollado por fuera lo previsto, pero aún nosotros tendremos el control de los tiempos y de lo dicho.

Se puede invitar a alguien para que comparta el espacio de trabajo en el que estamos para así colaborar en la ejecución de este.

Dory

Es una aplicación, creada por exempleados de Google, que se dedica a administrar sesiones de preguntas y respuestas e interacciones de las personas que participan en una determinada reunión o evento.

En reuniones virtuales también tienen la capacidad de que las personas que quieran hagan sus preguntas.

La interfaz es sumamente sencilla de manejar y lo único que debemos hacer es crear un nuevo evento e invitar a los colaboradores que vayan a tener los mismos privilegios que nosotros.

Estos eventos pueden ser públicos o privados, es decir, quien quiera participar debe tener un enlace determinado.

Salvo aquellos que tengan privilegios, los demás podrán solo hacer sus preguntas en el panel principal, donde uno de los moderadores tendrá la opción de clasificar, ordenar o responder a dichas personas. Las preguntas se pueden anclar, archivar y votar a favor para obtener más visibilidad.

Además, Dory incluye dos tipos de notas, unas donde los moderadores y editores pueden poner lo que quieran y todo el mundo lo puede ver, y unas segundas donde las anotaciones solamente las vemos y son para nosotros mismos.

Eraser

Cuando estamos en una reunión presencial, en muchas ocasiones se tiene una pizarra y se aprovecha para apuntar algún concepto que se quiere enfatizar o que sirva como ejemplo.

Pues Eraser es eso precisamente, un bloc de notas y pizarra digital gratuita que nos va a servir principalmente para las reuniones virtuales que tengamos.

Tanto el bloc de notas como la pizarra son dos partes de esta aplicación que se utiliza de manera muy sencilla, puesto que no tienen ningún tipo de complicación. Funcionan igual que todos los programas de este tipo que puedas encontrar.

La pizarra viene con todo lo necesario para pintar con formas, textos o diagramas, por lo que se podrá realizar cualquier dibujo que queramos. 

También tenemos a nuestra disposición un chat de audio que puede ser bastante útil en ciertos momentos. 

Grapevine

Grapevine es un programa que se dedica a realizar reuniones virtuales, pero no las típicas que se hacen normalmente, sino que se pretende no tener una sobrecarga y para ello se van a realizar lo que se llaman reuniones asincrónicas.

Si no sabes de qué estamos hablando, te lo explicamos ya mismo. Las reuniones asincrónicas son reuniones más o menos normales, pero que no se realizan al mismo tiempo.

Primero, el anfitrión de la reunión comienza la reunión y establece la agenda, todo grabado en un mensaje de video, el cual envía al grupo. Luego, un segundo participante es libre de responder con su mensaje de video en el momento que elija. 

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El resto de los participantes de la reunión pueden ver estos mensajes y responder según el orden asignado por la persona que creo la reunión.

La idea es que una reunión no signifique que debemos estar todos atentos a la pantalla al mismo tiempo y dejar de realizar la tarea que estábamos haciendo. Es decir, en el momento que tenga libre es en el que me conecto a la reunión.

La versión gratuita admite hasta 5 personas, pero si se necesitan más se puede actualizar a grandes grupos.

Adjourn

Seguro que ha pasado más de una vez, que se ha realizado una reunión, se ha dicho algo en concreto y después nadie se acuerda de cuando se llegó a esa conclusión ni que día fue.

Para que eso no ocurra debemos llevar un control sobre todas las reuniones, además de saber lo que en ellas se dicen. En este menester nos va a ayudar mucho Adjourn, ya que es una de las mejores aplicaciones para mantener un registro de todas las reuniones.

Se pueden crear tarjetas de cada reunión donde podremos tomar diferentes notas referentes a la misma. Las tarjetas pueden ser comentarios, pasos siguientes, actas, propuestas o preguntas entre otras muchas opciones.

En uno de los lados de este software tendrá a todos los participantes para controlar quienes han asistido, pudiendo establecer tareas y asignarlas a las personas si fuese necesario. 

Una vez que hemos terminado la reunión y tenemos todos los datos, podemos enviar por correo electrónico una especie de acta a todos los participantes de esta con las notas que hemos tomado o descargarlas todas en un solo archivo PDF.

Como has podido leer, estas cinco herramientas nos van a ayudar mucho en nuestras reuniones y así hacer que sean mucho más productivas. Si te has decidido a probar alguna, cuéntanos que tal te a ido en nuestras redes sociales.