Es cierto que toda la información que acumulamos en la red bien sea en nuestros correos electrónicos, en nuestras redes socialese incluso en la propia navegación, es algo de lo que no nos preocupamos demasiado, pero que puede ser un dolor de cabeza para nuestros seres queridos una vez hayamos fallecido.

Algo que también está claro que una de las partes donde más información de todo tipo tenemos es en los correos, no solo por lo que recibimos, sino por todos los que hemos mandado, junto con los que se han quedado en la memoria de nuestro servidor.

Por eso es importante tenerlo todo conciso y bien estructurado antes de que nos vayamos a otro mundo. Para eso Gmail no puede ayudar, pero debemos saber cómo hacerlo.

¿Qué ocurre con nuestro Gmail cuando fallecemos?

Está claro que Google no puede saber si una persona ha fallecido o no y lo único en lo que puede basar sus acciones en el hecho de cuanto hace que no se conecta un usuario.

Antes, Google borraba automáticamente una cuenta cuando el usuario no abría sesión en 9 meses, aunque en junio de 2021, cambió sus políticas al respecto, modificando su forma de actuar.

En la actualidad si una cuenta de Gmail lleva más de 24 meses sin iniciar sesión, se borra el contenido de esta, es decir, todos los correos archivos, imágenes, contactos etc. 

Con esta acción la cuenta estará vacía, pero continuará activa, es decir, se podría volver a entrar en ella.

Preparar el Gmail

Para que a los que se quedan aquí les sea más sencillo lidiar con la información de las cuentas de Gmail, podemos administrar el contenido previamente y después de que hayamos muerto.

Por eso debemos seguir unos cuantos pasos y así conseguir que todo vaya por la dirección que se debe.

Organizar la cuenta

Aunque ya sabemos que es algo complicado, puesto que a lo largo de los años recibimos infinidad de correos, lo mejor es que aquellos que sean importantes estén separados, es decir, lo que tengan que ver con comunicaciones de la administración, del banco, de patrimonio o cualquier otra situación que sea prioritaria, deberían estar protegidos.

Los mejor es crear carpetas dentro de la Bandeja de entrada para aquellos emails y documentos relevantes, sobre todo los que pudieran ser útiles una vez hayamos fallecido.

Podríamos denominarlos como relevantes aquellos que tengan que ver con cualquier estamento de la Administración Pública, de cuentas bancarias, deudas, inversiones o cualquier tema de este tipo.

Dejar información

Muchos de nosotros tenemos varias cuentas de email que dedicamos a distintos quehaceres, lo que complica bastante la labor de los que tendrán que solucionar toda esta cuestión de los emails una vez no estemos.

Por eso es bastante conveniente dejar en algún archivo que los demás conozcan datos como los siguientes:

• Información de inicio de sesión de cada dirección de correo electrónico (nombre y contraseña)
• Información de autenticación en dos pasos si procede.
• Marcar quién queremos que tenga acceso a nuestros emails.
• Podemos dejar por escrito nuestra opinión sobre que queremos que ocurra con cada una de las cuentas. 
• Además, también podemos dejar explicado cuándo exactamente nos gustaría dar acceso a nuestros seres queridos.

Gracias a toda esta información será mucho más sencillo conseguir que todo lo referente a los emails, no solo se haga como nosotros esperamos, sino que no ocurra ninguna eventualidad con respecto al inicio de sesión o el tratamiento de los correos.

Así debería de hacerse todos los procesos como nosotros estipulemos.

Funciones recientes de Gmail muy útiles que seguramente no utilizas

Gmail cada día es más completo, puede que no conozcas todas la funciones que ya ofrece y te estés perdiendo la oportunidad de trabajar más fácil.

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Administrador de cuentas inactivo en Google

Una vez que Google hay establecido su cuenta como inactiva, intentará controlarlo a través de toda su información de contacto alternativa. Se nos permitirá seleccionar hasta 10 administradores con distintas combinaciones de acceso a la cuenta para cuando llegue el momento en el que desaparezcamos.

Para poner a los administradores de nuestra cuenta inactiva debemos realizar lo siguiente:

• Abrimos la configuración de nuestra cuenta de Google en myaccount.google.com 
• A continuación, pulsamos en Datos y privacidad y nos desplazamos hacia abajo hasta llegar a Más opciones.
• Luego, seleccionamos Crea un plan para tu legado digital.

• En la página Administrador de cuentas inactivas, podemos personalizar lo que ocurrirá con los datos cuando no se vuelva a usar la cuenta.
• Después de seleccionar un administrador de cuentas inactivo, tendrá que agregar su dirección de correo electrónico, que no tiene que ser una cuenta de Gmail.
• En ese momento debemos seleccionar a qué parte o partes de nuestra cuenta de Google puede acceder, pudiendo incluso poner un mensaje personal opcional a esa persona.
• También podemos  configurar un mensaje de respuesta automática para decirle a las personas que intentan enviarnos un correo electrónico que ya no se responderá dicho mensaje.

De todas maneras también tendremos la opción de no dejar a nadie al cargo y de que se eliminen tanto la cuenta como cualquier servicio adherido a ella, como por ejemplo YouTube.

En un plazo de tres a dieciocho meses después de notificar a su administrador de cuenta inactivo, Google procederá a la eliminación definitiva de la cuenta.

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¿Qué pueden hacer los demás?

Si fallecemos sin dejar ningún tipo de instrucción, los familiares o aquellos que sean nuestros representantes legales, tiene varias opciones para gestionar con Google lo que son nuestras cuentas de Gmail.

Es indudable que es mejor que lo dejemos preparado, pero si no es así, existen varias opciones para los que se quedan aquí después de nuestra muerte.

Cerrar la cuenta

Si una vez que no estemos nuestros familiares no se quieren hacer cargo de nuestras cuentas de Gmail, siempre pueden solicitar a Google el cierre.

Para eso deben rellenar este formulario, eligiendo en Cuenta de Google dentro de Mi Solicitud es sobre los siguientes productos (My request is about the following products). Seguidamente, debemos completar esta información:

• Nombre completo de la persona fallecida.
• Dirección de Gmail de la persona.
• Nombre completo del familiar y/o representante legal.
• Dirección de correo electrónico del familiar y/o representante legal.
• Relación del solicitante con el fallecido (Familia inmediata, representante legal o albacea).
• País y código postal.
• Fecha de fallecimiento del fallecido y certificado de defunción.
• DNI o la licencia de conducir del solicitante.

Algo que debemos tener en cuenta es que toda la información se debe dar en inglés, puesto que este servicio solo está en dicho idioma.

Para ello, si podemos, lo mejor es servirnos de una traducción certificada.

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Obtener datos de la cuenta

Se puede obtener acceso a dicha cuenta si creemos que hay información vital en dicho correo electrónico. 

Para ello debemos acceder a este otro formulario, que se completa de la misma manera y con los mismos datos que hemos visto en el caso anterior, salvo porque también se debe obtener una orden judicial emitida en los Estados Unidos y es conveniente incluir recortes de periódicos, prueba de su relación o autorización en la solicitud (algo que no siempre se puede cumplir como es evidente).

Si fuese necesario, Google se pondrá en contacto con el solicitante para obtener más información.

Esto es todo lo que puedes hacer para dejar preparado todo lo referente a Gmail para el día en el que no estés y lo que pueden hacer tus familiares.

Es más que evidente que lo mejor es dejarlo previamente solucionado, así les quitamos un dolor de cabeza a nuestros familiares y amigos, que ya bastante mal lo estarán pasando.