El tiempo es oro y por eso, ordenar la vida digital es imprescindible para no procrastinar ante los cientos de notificaciones que llegan a nuestros dispositivos digitales, incluyendo las aplicaciones de mensajería instantánea, las redes sociales y, tema que hoy nos ocupa, el correo electrónico, que hoy en día sigue siendo la herramienta de comunicación más empleada por las empresas.

Son numerosos los estudios que apuntan a la gran pérdida de tiempo que ocasiona el excesivo o mal uso del email a lo largo de la jornada laboral: por poner algún ejemplo, una investigación relata que perdemos 25 minutos cada vez que respondemos a un mensaje, mientras que otro estudio demuestra que el 80% de los correos electrónicos son un auténtico desperdicio de nuestro valioso tiempo.

Sabemos que el email es un instrumento imprescindible, pero debemos aprender a utilizarlo de forma eficaz y resolutiva. En esta línea resulta sumamente interesante una reciente investigación de la empresa de capacitación en productividad en línea Zarvana, que apunta a que es posible recuperar al menos una hora al día mejorando el uso del correo electrónico.

Matthew Plummer, el fundador de la compañía, revela que todo lo que necesitas hacer es realizar cinco ajustes en la bandeja de entrada de tu email. 

5 ajustes en tu bandeja de correo electrónico para ganar tiempo

• Aplica una regla de “toque único” a tu bandeja de entrada: “Perdemos 27 minutos al día releyendo los correos electrónicos que están en nuestra bandeja de entrada porque no los procesamos después de leerlos la primera vez”, advierte Plummer. No debes engrosar tu lista de tareas pendientes releyendo correos debido a tu falta de atención y concentración de tu bandeja de entrada tu lista de tareas pendientes. Lo idóneo es borrar o archivar cada correo electrónico inmediatamente después de leerlo, salvo que contenga información relevante que debas guardar o tener a mano.
• Desactiva las notificaciones y revisa el email cada hora: De promedio, revisamos nuestro correo electrónico 15 veces al día, por lo que es importante reducir este número de ocasiones para no volvernos improductivos y perder el ritmo de las tareas diarias. Plummer recomienda que si no somos capaces de restringir su consulta a una o dos veces diarias, al menos es clave hacerlo solamente una vez por hora, silenciando las notificaciones. Así, ahorraremos unos 13 minutos por día.
• Usa la búsqueda para encontrar correos electrónicos: Olvida las carpetas. Tenemos un promedio de 37 carpetas de correo electrónico. Sin embargo, la búsqueda y el desplazamiento son un 9% más rápido que el uso de las mismas.
• Utiliza solamente dos carpetas, y usa accesos directos para mover emails a ellas: No deberías desperdiciar tiempo moviendo físicamente correos electrónicos entre carpetas. Por ejemplo, creando dos llamadas Archivo y Lecturas y empleando atajos de teclado para mover mensajes hacia ellos puede lograr que ahorres hasta 11 minutos por día.
• Filtra automáticamente los correos electrónicos de valor bajo: Es muy probable que elimines la gran mayoría de los correos electrónicos masivos, como ofertas y newsletters sin leerlos. La media está en abrir el 20%, a los que cada uno se le dedica en torno a 20 segundos. Deberías configurar tu bandeja de entrada para filtrarlos automáticamente en una carpeta llamada “Lecturas”, que te permitirá ganar 8 minutos al día.