Gmail es el servicio de correo electrónico más popular que ofrece varias formas de gestionar los mensajes. Una de ellas es la opción de archivar o eliminar los correos que ya no necesitas. Pero, ¿sabes en qué se diferencian estas dos funciones y cuándo usar cada una? 

Si usas el almacenamiento gratuito de Google, con 15 GB compartidos entre correos, Drive y Fotos, es importante que sepas gestionar bien el espacio disponible. Cabe señalar que archivar un correo no libera espacio, solo lo oculta de la vista. 

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Por otro lado, eliminar un correo sí libera espacio, pero solo cuando se borra definitivamente de la papelera. Por eso, te recomendamos que revises periódicamente tu papelera y elimines los correos que no te sirvan. Así podrás aprovechar al máximo tu capacidad de almacenamiento en tu cuenta.

Estas dos funciones pueden confundirse fácilmente, pero tienen sus diferencias. En este artículo, te explicamos qué significa archivar y eliminar un correo de Gmail, en qué casos debes hacerlo, y cuál es la mejor alternativa para tener tu bandeja de entrada organizada.

Archivar o eliminar correos en Gmail, ¿cuál es la diferencia?

Una forma de organizar tu correo electrónico en Gmail es archivar los mensajes que ya no necesitas en tu bandeja de entrada, pero que quieres conservar por si acaso. 

Es decir, al archivar un correo, lo trasladas a la carpeta Todos, donde puedes acceder a él en cualquier momento. Si alguien te responde a un correo electrónico archivado, el hilo de conversación volverá a tu bandeja de entrada.

Otra forma es eliminar los mensajes que ya no quieres tener en tu cuenta. Al eliminar un correo, lo trasladas a la carpeta Papelera, donde se guardará durante 30 días antes de borrarse para siempre. Si cambias de opinión, puedes recuperar los correos eliminados de la Papelera durante ese periodo.

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En este sentido, la diferencia principal entre archivar y eliminar es que los correos electrónicos archivados se conservan en tu cuenta, mientras que los correos eliminados se borran definitivamente después de 30 días.

Ahora bien, si por error archivaste un correo y lo deseas recuperar, lo puedes hacer fácilmente. Simplemente, escribe in:archive en la barra de búsqueda de Gmail, donde el servicio mostrará todos los correos archivados. Haz clic derecho y selecciona Mover a Recibidos. 

Por otro lado, para recuperar un correo eliminado el proceso es sencillo y similar al anterior. En este caso, solo debes hacer clic en la opción Papelera que se encuentra en el menú lateral, luego clic derecho en el mensaje deseado y moverlo a la carpeta Recibidos.

¿Cuándo es necesario archivar un correo en Gmail?

• Para mantener limpia tu bandeja de entrada: Si tienes una bandeja de entrada abarrotada, archivar los correos electrónicos antiguos que ya no necesitas puede ayudarte a hacerla más manejable.
• Para conservar información importante: Si tienes un correo importante que podrías necesitar en el futuro, archivarlo puede ayudarte a mantenerlo a salvo.

¿Cuándo es necesario eliminar un correo en Gmail?

• Si ya no lo necesitas: Si estás seguro de que nunca necesitarás un correo, puedes eliminarlo para liberar espacio en tu bandeja de entrada.
• Para evitar que aparezca en tus resultados de búsqueda: Si no quieres que un correo aparezca en tus resultados de búsqueda, puedes eliminarlo.
• Para liberar espacio de almacenamiento: Si estás quedando sin espacio de almacenamiento en Gmail, puedes eliminar los correos electrónicos más antiguos que ya no necesites.

La mejor opción para organizar tu bandeja de entrada de Gmail

La mejor forma de organizar tu bandeja de entrada depende de lo que quieras hacer con tus correos. Si quieres guardarlos para consultarlos más tarde o no perder información valiosa, puedes archivarlos. Si ya no los necesitas o quieres ahorrar espacio, puedes eliminarlos.

Sin embargo, lo ideal es usar una combinación de archivar y eliminar. Por ejemplo, puedes archivar los correos antiguos que ya no usas, pero dejar los mensajes nuevos e importantes para consultarlos más tarde.

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También puedes usar las herramientas de Gmail para facilitar la organización. Por ejemplo, puedes aprovechar las etiquetas para categorizar cada correo. Así podrás encontrar lo que buscas más rápido.

Crear filtros para automatizar la organización de los correos es otra buena opción. Por ejemplo, puedes crear un filtro para archivar todos los mensajes entrantes de un contacto específico o usar la función de búsqueda de Gmail para encontrar correos concretos.

De esta manera, podrás gestionar tu bandeja de entrada y todo tu correo de manera más eficiente y evitar dolores de cabeza innecesarios.