Dominar las herramientas que te ofrecen los servicios de correo electrónico es esencial para mantenerte organizado y productivo. Gmail, es uno de los proveedores de correo más populares y versátiles, y por eso tiene para ti la oportunidad de gestionar la bandeja de entrada de una manera eficiente.

Entre todas las posibilidades que ofrece destacan la creación y edición de filtros y reglas, las cuales te permiten automatizar y personalizar el flujo de mensajes de acuerdo a tus propias necesidades.

La capacidad de crear filtros en Gmail marca la diferencia en la forma en que a que vas a interactuar con los correos electrónicos, mientras que las reglas te van a ayudar en muchas facetas más, todo ello con el fin de tener una organización con más sentido y mejor estructurada.

Hoy vas a explorar todo lo que significan los filtros y reglas de Gmail, aspectos que harán que tu experiencia con el software de Google sea mucha más fluida y productiva.

• Qué son los filtros y reglas de Gmail
• Cómo crear filtros en Gmail, además de reglas
• Cómo filtrar un correo electrónico específico en Gmail

Qué son los filtros y reglas de Gmail

Para conseguir ser más productivo en Gmail, debes usar lo que son los filtros y las reglas del programa.

Pero está claro que no puedes comenzar a utilizar algo que no entiendes qué es, por eso la explicación que viene a continuación.

Filtros en Gmail

Los filtros en Gmail son herramientas que te permiten automatizar la organización y el manejo de tus correos electrónicos. 

Funcionan como criterios de búsqueda que Gmail aplica automáticamente a los mensajes entrantes y salientes. 

Es decir, cuando un mensaje cumple con las condiciones definidas de un filtro. Se pueden realizar determinadas acciones, como pueden ser las de mover los mensajes, archivarlos, aplicarles una determinada categoría o incluso eliminarlos.

Los filtros se configuran como una serie de condiciones que pueden afectar al remitente del correo, al uso de palabras clave en el asunto o incluso al propio cuerpo del mensaje, los adjuntos y más.

Cómo saber si tu correo de Gmail está siendo utilizado en la Dark Web con las herramientas de Google

Reglas en Gmail

Las reglas son una parte de filtros, es decir, son subconjuntos de los filtros en Gmail. Su función principal es automatizar acciones específicas sobre los mensajes que cumplen con ciertas condiciones. 

Aunque hay usuarios que consideran a las reglas y filtros de Gmail como lo mismo, lo cierto es que una regla suele referirse a un filtro que ejecuta una acción específica.

Las reglas te permiten definir acciones más avanzadas y personalizadas en comparación con los filtros básicos. 

Cómo crear filtros en Gmail, además de reglas

Tanto las reglas como los filtros de Gmail son más fáciles de implementar que lo que te puedas imaginar.

Para crear filtros en Gmail, además de reglas, es mejor que lo hagas en un ordenador, ya que el teclado te va a facilitar mucho esta tarea.

• Abre Gmail en el navegador que quieras.
• Vete a tu bandeja de entrada de Gmail.
• Selecciona el ícono de Ajustes en la esquina superior derecha (icono con forma de rueda dentada) y elige Ver todos los ajustes.

• Ahora vete al menú en la parte superior de esta sección y navegue hasta la pestaña Filtros y direcciones bloqueadas.
• Entonces verás los filtros y reglas existentes, si es que los hay. Puedes editarlos o agregar más, además de exportarlos o eliminarlos.
• Selecciona Crear un filtro.

• El menú de filtro abre un nuevo formulario en el que lo primero son las líneas De y Para, donde puedes especificar una dirección a tratar diferente. Esto es útil si deseas ordenar automáticamente los correos electrónicos en diferentes carpetas, por poner un ejemplo.
• Puedes especificar la línea Asunto de manera similar o agregar palabras específicas que pueden aparecer o no en cualquier parte de un documento (Contiene las palabras / No contiene). 
• Se pueden gestionar los correos electrónicos que superen un cierto tamaño de manera diferente en la sección Tamaño. 
• También puedes buscar por dos especificaciones interesantes como Contiene archivos adjuntos o No incluir chats.
• En el momento que hayas terminado, selecciona el botón Crear filtro.

• Verás opciones de filtro para elegir qué hará tu filtro con un correo electrónico. 
• Puedes archivarlo inmediatamente, marcarlo como leído/no leído sin leerlo primero o eliminarlo, además de destacarlo, marcar un correo electrónico como importante, ponerlo en una categoría específica y más opciones. Elige la que mejor se adapte a tus necesidades y luego pulsa en Crear filtro nuevamente.

• Esta es la forma de crear filtros en Gmail.
• Cuando generas un filtro, se aplica a todos los correos electrónicos existentes y entrantes.

Cómo filtrar un correo electrónico específico en Gmail

Otra de las facetas que te ofrecen los filtros y las reglas es la de generar uno para un correo electrónico específico.

Crear filtros en Gmail basados en un mensaje específico, hará que ahorremos tiempo si lo que estás buscando o quieres gestionar es un mensaje en concreto.

• Identifica un correo electrónico que te gustaría filtrar de una manera específica. 
• En el menú principal de la bandeja de entrada de Gmail, pulsa en la casilla de verificación a la izquierda del correo electrónico.
• Selecciona el menú Más (tres puntos en la parte superior de Gmail), junto a la opción Etiquetas. 
• Ahora pulsa en Filtrar mensajes similares.

• Esto abre el formulario de filtro. 
• Como verás, la dirección de correo electrónico que marcaste aparece automáticamente. A partir de aquí cada uno genera el filtro como mejor le convenga.

La capacidad de generar filtros y reglas en Gmail es una herramienta esencial para optimizar tu experiencia de gestión de correos electrónicos. Ya sea simplificando la organización de tu bandeja de entrada, priorizando mensajes importantes o automatizando acciones repetitivas, estas funciones te brindan un mayor control sobre cómo interactúas con tus mensajes. 

Ahora que conoces cómo crear filtros en Gmail, todo te va a ser mucho más sencillo y podrás llevar un mejor control de todos los correos electrónicos que envíes y te envíen.