Seguramente en más de un par de ocasiones te has sentido realmente abrumado o abrumada por la cantidad de correos, mensajes o notificaciones que recibes de forma diaria y sin cesar en tu móvil u ordenador y has visto como tu productividad a la hora de realizar lo que realmente importa desciende como una montaña rusa.

Comentar que esto puede llegar a su fin con un aparentemente sencillo método conocido como "Método OHIO", que proviene del acrónimo "Only Handle It Once", una técnica de productividad diseñada para optimizar tu flujo de trabajo y mejorar la eficiencia.

Su filosofía radica en evitar retrasos y decisiones innecesarias al intentar resolver todos los temas pendientes de inmediato, con el objetivo de evitar que se acumulen, convirtiéndose al final en una fuente de estrés y tareas mal resueltas en consecuencia.

Antes de explicar cómo llevar a cabo este método, matizar que para que funcione, se requiere disciplina y compromiso. Utilizar herramientas adecuadas, como aplicaciones de gestión de tareas, es fundamental y además, personalizar el método para adaptarlo a tu flujo de trabajo y preferencias es clave. No funciona para todo el mundo y eso debes tenerlo muy claro para no considerarlo como un fracaso.

Así es como funciona el método OHIO: no es útil para todo el mundo

El método OHIO tiene sus orígenes en la filosofía de gestión del tiempo desarrollada por pioneros como Ivy Lee y Alan Lakein. Ivy Lee, una consultora de productividad de principios del siglo XX, que defendía un enfoque similar para realizar las tareas sin distracciones.

El proceso se desglosa en cinco pasos clave:

1. Recopilar: ubica todas las tareas entrantes, correos electrónicos y documentos en una única ubicación, como una lista de tareas pendientes o una bandeja de entrada.
2. Evaluar: prioriza los elementos según la urgencia e importancia.
3. Actuar: toma medidas inmediatas sobre cada tarea, ya sea realizándola, delegándola, programándola para más adelante o eliminándola si resulta innecesaria.
4. Organizar: archiva o clasifica adecuadamente los elementos completados o delegados para no perderlos nunca de tu radar.
5. Revisión: revisa periódicamente tu lista de tareas o bandeja de entrada para asegurarte de que nada se escape.

La idea central de este método se basa en la premisa de que debes resolver cualquier tarea, correo electrónico o asignación tan pronto como capte tu atención, sin posponer ninguna de ellas. Gracias a esto, evitas el estrés, las demoras o incluso te permite, una vez, conclusas, concentrarte en el trabajo más importante y evitar dedicar tiempo a tareas menores.