Más o menos todos los usuarios tienen claro que si van a cambiar o desechar un ordenador deben limpiarlo por dentro para que no tenga nada de su información personal o de aquella que se pueda utilizar de manera maliciosa.

Esto es algo que claro en un ordenador, un smartphone o una tablet, pero si es una impresora, entonces se generan muchas más dudas, puesto que no se tiene la certeza de si hay algo que se deba borrar.

El hecho de si limpiar la impresora internamente o no, es una cuestión que han comenzado a hacerse muchos usuarios a raíz de tantos fraudes, suplantación de identidad y problemas de toda índole, los cuales salen en las noticias y generan desazón y preocupación.

El hecho de que aparatos como impresoras también puedan servir para conseguir información de los dueños es algo que vas a conocer ahora mismo para tener la certeza de hasta donde hay que llegar con la limpieza de una impresora que ya no funciona.

Cómo limpiar una impresora antes de venderla:

• ¿Qué datos tiene la impresora?
• Saber si la impresora almacena datos
• Almacenamiento del correo electrónico
• A la hora de deshacerse de la impresora

¿Qué datos tiene la impresora?

En una impresora se pueden dar dos tipos de datos bien diferenciados como serían los de la información o aquellos que son de contactos:

• Información: son aquellos datos que imprimes, los que mandas por fax o lo que recibes de internet para pasar al papel.
• Contactos: en este caso son los datos de direcciones de correo electrónico, de páginas web o de números de fax.

Los que se refieren a la información pueden ser datos realmente importantes, ya que aquí se pueden englobar documentos legales, registros con la administración, datos médicos o declaraciones de impuestos, entre otros muchas cosas.

En el otro caso de contactos, al final no es información como tal, pero sí direcciones o números de fax de otros a los que se puede estar poniendo en peligro.

No se puede asegurar que la impresora obsoleta guarde todos estos datos, por lo tanto, es algo que debes comprobar, puesto que si tienes un dispositivo que posee algún tipo un disco interno o memoria no volátil, entonces puede que tengas que resolver el problema.

La verdad es que es difícil asegurar este tipo de hechos en las impresoras, pero sí que es cierto que algunas tienen memoria para almacenar contactos, por lo que, la lógica marca que no debes dejar dicho almacenamiento como está.

Saber si la impresora almacena datos

Existen funciones dentro de una impresora inservible por las que te puede dar a entender que tiene algún tipo de almacenamiento integrado.

Si retiene el documento hasta que inicia la impresión, podría indicar algún tipo de almacenamiento local, aunque lo cierto es que en este caso, dicha información suele quedarse en la memoria del ordenador hasta que se carga por completo en la memoria volátil de la impresora.

Si el dispositivo de impresión tiene la capacidad de administrar y reordenar la cola de impresión a través de la página web integrada, es señal de algún tipo de almacenamiento interno, al igual que la opción de retener o reenviar los faxes entrantes.

En las instrucciones de mantenimiento de la impresora debería decirte si tiene algún tipo de almacenamiento. Si no es así, para verificar si guarda información, lo mejor es desconectar la impresora, dejarla reposar por varios minutos (con 20-30 minutos es suficiente) y, después, volverla a enchufar.

Si entras en el menú de la impresora o en el programa de impresión del ordenador y no hay ningún tipo de dato, significará que no hay almacenamiento alguno en el dispositivo.

De todas formas, si sigue apareciendo información, puede deberse a que utiliza una memoria volátil con una batería de respaldo. Esto es algo que tiene que aparecer en la guía de usuario e indicarte que solución tiene este problema de la impresora.

Almacenamiento del correo electrónico

Existen impresoras que almacenan información sobre el correo electrónico y sobre aquellos que has enviado o recibido, aunque no suelen ser las que se utilizan a nivel particular y sí más bien en el ámbito de la oficina.

Las impresoras multifunción, que incluyen una función de correo electrónico directo, normalmente tienen información interna SMTP (también la contraseña), lo que garantiza que puedas enviar o recibir emails desde la propia impresora sin pasar por el ordenador.

Antes de deshacerte de una de estas impresoras debes asegurarte que has borrado toda tu información o la de otros, eliminando tu cuenta y la agenda que hayas creado en su interior, además de cualquier dato subyacente que pudiera tener. 

Este tipo de dispositivos suelen tener un Restaurado a fábrica dentro de su menú o al menos en el manual te indica cómo limpiar la impresora en este sentido.

A la hora de deshacerse de la impresora

Si la que vamos a desechar es muy antigua, seguramente no tendrá ningún tipo de memoria interna y más si hablamos de un dispositivo orientado al hogar.

Una impresora multifunción, lo mejor es restaurarla a fábrica, algo que en casi todas se puede realizar, bien en el menú que traigan los propios aparatos o mediante alguna combinación de teclas que deben venir especificadas en las instrucciones.

Si ya tienes una impresora más moderna, puede que tenga conexiones adicionales a aplicaciones o servicios en la nube como Google Drive o Dropbox, además de algún tipo de credencial de correo electrónico almacenado.

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Antes de deshacerse de una impresora que no sirve de este tipo, debes romper esas conexiones, no solo borrar todas las referencias al email. Suele ser suficiente con entrar en dichos servicios y suprimir el acceso de la impresora a ellos, aunque esto no implica que será mejor borrar los datos del aparato directamente también.

Si has creado una cuenta de registro de dicha impresora en la web oficial del fabricante, debes desvincular el aparato para que no salga más en la página, sustituyéndola (si la nueva fuese de la misma marca) o borrándola directamente.

Lo que queda claro es que si estás atento al tipo de impresora que tienes y cuáles son sus funciones, también debes estarlo para borrar toda la posible información que se haya trasferido desde o hacia la impresora que ya no sirve como medida de precaución.