Cuando tenemos un documento que no nos interesa que pueda ser abierto por cualquiera y que queremos protegerlo de miradas indiscretas, la menor solución es la de cifrarlo, para después guardarlo en Google Drive u otro servicio de nube si queremos.

Esto es necesario, sobre todo si lo tenemos en una nube que esté compartida con más gente. Pero aunque solo estemos nosotros en dicho almacenamiento, también pueden existir problemas de seguridad o filtraciones de datos, algo que no es normal, pero que todos sabemos que alguna vez ha ocurrido.

Puede ser que hayas mirado como poder proteger tus documentos como hojas de cálculo o PDF, y no hayas encontrado la forma. Pues bien, nosotros te vamos a contar cómo se hace.

Existen algunas opciones a considerar antes de darse por vencido. Verás cómo puedes bloquear los documentos que has almacenado en Google Drive:

• ¿Se pueden proteger archivos en Google Drive?
• Cuenta de Google segura
• Formas de proteger archivos antes de subirlos a Google Drive

¿Se pueden proteger archivos en Google Drive?

Lamentablemente, en estos momentos Google no ofrece a los usuarios la capacidad de bloquear documentos con una contraseña, aunque en ciertos planes de Workspace sí se puede conseguir.

Si trabajamos para una empresa o conocemos a alguien que tenga uno de los planes de pago como Enterprise y Education de Google, podremos tener acceso a un sistema de cifrado que ofrecen estas opciones de pago. En realidad se abre una nueva pantalla el lado, siempre y cuando el administrador ha habilitado la característica.

Si hablamos específicamente de Google Drive, los datos que hay en esta nube están cifrados en el lado del servidor para protegerlos contra el acceso no autorizado. 

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Es decir, que los archivos que tenemos guardados y cargados dentro de Drive están protegidos contra la intromisión, tanto de posibles piratas informáticos como incluso de los propios empleados de Google, algo realmente muy positivo y que otorga gran seguridad.

El problema viene cuando alguien tiene acceso al inicio de sesión de nuestra cuenta personal, momento en que el cifrado deja de estar operativo. Dicha persona podría hacer lo que quisiera con todo lo hay dentro, porque, para el sistema, somos nosotros mismos.

Sin embargo, hay algunas opciones que podemos realizar para que se mantengan nuestros datos protegidos y la cuenta lo más segura posible, para no tener ningún tipo de problema.

Cuenta de Google segura

Como no podemos agregar una contraseña a los documentos de Google de manera nativa, deberíamos hacer que la cuenta fuera lo más segura posible para que no haya ningún tipo de incidencia con todo lo acumulado en ella.

Lo primero que deberíamos hacer es revisar la configuración de privacidad de la cuenta. Habrá que ejecutar una verificación de seguridad para identificar y solucionar cualquier tipo de fallo que pudiera haber. 

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Lo mejor que podemos hacer es reemplazar las contraseñas, haciendo que no sean precisamente fáciles de identificar y alternando entre mayúsculas, minúsculas, caracteres especiales y números.

Otra de las cosas que podemos vincular junto con la contraseña sería la de habilitar la verificación en dos pasos, algo que incrementará mucho la seguridad referente a la entrada a nuestra cuenta, puesto que una de claves sería siempre de un solo uso.

Aún podemos dar “otra vuelta de tuerca” y, en vez claves de acceso tradicionales, usar claves de acceso físico como puede ser un USB. También es recomendable echar una ojeada a los dispositivos que tenemos vinculados, para gestionarlos o suprimir aquellos que ya no tenemos, porque pueden estar obsoletos.

Todas estas acciones son para intentar sentirnos lo más seguros posible, teniendo en cuenta que no solo nos protegemos de los “amigos de lo ajeno”, sino que los que son amigos o familiares lo tendrán igual de difícil para ver nuestros documentos almacenados en línea con Google Drive.

Formas de proteger archivos antes de subirlos a Google Drive

Indudablemente, la mejor protección será aquella que pudiéramos tener si podemos gestionar la encriptación desde el propio documento, sin importar si hay acceso al inicio o no. 

Esto es algo que ya tienen otras nubes de terceros, pero que son de pago y que, lamentablemente, Google Drive no posee, puesto que no hay ninguna encriptación directa para un documento.

Vamos a poder proteger muchos documentos gracias a aplicaciones como Microsoft 365 o Adobe Acrobat y así darle una seguridad directa a cada archivo, para después meter dicho documento dentro de Google Drive, pero ya totalmente protegido.

Si utilizamos algunos de estos sistemas no podremos leer el archivo, ni tampoco editarlo en línea, pero probablemente valga la pena si solo tenemos unos pocos documentos y queremos que sean totalmente confidenciales. 

Si necesitamos ver o editar el archivo, lo podremos descargar y descifrar, para después realizar las ediciones que estimemos necesarias.

Usando Microsoft 365

Con Microsoft 365 instalado en el ordenador, vamos a poder emplear su función de cifrado, la cual está integrada y es muy sencilla de usar.

Abrimos el archivo de Word, Excel o PowerPoint y vamos a Archivo > Información. Después seleccionamos Proteger documento (o Proteger hoja de cálculo o Proteger presentación) y damos en Encriptar con contraseña, para seguidamente poner el password.

Evidentemente, la contraseña debe ser una que recordemos, ya que si no es así, podemos tener un verdadero problema para recuperar dicho documento. Una vez que está seguro, es momento de guardarlo en Drive.

Utilizando iWork

Si tenemos un ordenador de Apple podemos utilizar el conjunto de aplicaciones iWork para establecer contraseñas a los documentos que nosotros queramos para que sea más complicado entrar en cada uno de ellos.

Para eso debemos realizar lo siguiente:

• Abrimos Pages, Keynote u Sheets y vamos a Archivo > Establecer contraseña.
• Luego ponemos la contraseña que queramos. Se puede incluso agregar una pista y sincronizar con un llavero.
• Después hacemos clic en Establecer contraseña para bloquear el documento.
• Ahora ya podemos guardarlo en Google Drive.

Los PDF se protegen con Adobe Acrobat

Si tenemos Adobe Acrobat y uno de los planes de pago que vende la empresa para dicho software, también podremos poner una contraseña.

En este caso el password se va a poder colocar para proteger un archivo PDF que tengamos. Vamos a Archivo > Proteger con contraseña y luego habilitar una contraseña. Una vez que el PDF tenga la contraseña, es el momento en que deberíamos guardarlo en la nube.

Cómo has podido leer, existen varias maneras, desgraciadamente no de forma nativa, para conseguir que un documento de Google Drive esté sumamente bien protegido y encriptado para que solo tú lo puedas abrir.